home *** CD-ROM | disk | FTP | other *** search
/ JCSM Shareware Collection 1996 September / JCSM Shareware Collection (JCS Distribution) (September 1996).ISO / acctfinc / wml26a.zip / WML.TXT < prev    next >
Text File  |  1995-04-18  |  188KB  |  4,357 lines
  1.  
  2.  
  3.  
  4.  
  5.  
  6.  
  7.  
  8.  
  9.  
  10.  
  11.                                   What Mailing List?
  12.  
  13.  
  14.  
  15.                      Mailing List Management & Printing Software
  16.                                  for MS-DOS computers
  17.  
  18.  
  19.  
  20.  
  21.  
  22.                             Shareware Edition User's Guide
  23.  
  24.  
  25.  
  26.  
  27.  
  28.  
  29.  
  30.  
  31.                                Written by Angel Babudro
  32.                                      P.O. Box 132
  33.                                    Paonia, CO 81428
  34.  
  35.  
  36.  
  37.  
  38.  
  39.  
  40.  
  41.  
  42.                        NOTE: The file WML.TXT is ASCII TEXT for
  43.                       fixed-pitch printing, whereas WML.WP is a
  44.                         WordPerfect 5.1 document, suitable for
  45.                           loading into a word processor for
  46.                             proportional-spaced printing.
  47.  
  48.  
  49.  
  50.  
  51.  
  52.  
  53.  
  54.  
  55.  
  56.  
  57.                             Programme & Documentation are
  58.                        (c) Copyright 1990-1995 by Angel Babudro
  59.                                  All rights reserved
  60.  
  61.  
  62.  
  63.  
  64.  
  65.  
  66.  
  67.  
  68.  
  69.  
  70.  
  71.  
  72.  
  73.                                   What Mailing List?                                  __________________
  74.  
  75.  
  76.  
  77.                                        CONTENTS
  78.  
  79.  
  80.  
  81.           I.    DISCLAIMER OF WARRANTY  . . . . . . . . . . . . . . . .   1
  82.  
  83.           II.   COPYRIGHT . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .   1
  84.  
  85.           III.  LICENSE . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .   1
  86.  
  87.           IV.   TECHNICAL SUPPORT (HOW TO REACH ME) . . . . . . . . . .   2
  88.                 Support & Updates from Bulletin Boards  . . . . . . . .   3
  89.  
  90.           V.    ORDERING METHODS AND REGISTRATION FEES  . . . . . . . .   4
  91.                 A. Benefits of Registration . . . . . . . . . . . . . .   4
  92.                 B. How To Order . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .   5
  93.                 C. Pricing  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .   6
  94.                 INVOICE & REGISTRATION  . . . . . . . . . . . . . . . .   8
  95.  
  96.           VI.   ACKNOWLEDGEMENTS  . . . . . . . . . . . . . . . . . . .   9
  97.  
  98.           VII.  WHAT DOES THIS SOFTWARE DO? . . . . . . . . . . . . . .   9
  99.  
  100.           VIII. HOW TO READ THIS MANUAL . . . . . . . . . . . . . . .    10
  101.  
  102.           IX.   SYSTEM REQUIREMENTS . . . . . . . . . . . . . . . . .    10
  103.                 A. Practical File Size Limitations  . . . . . . . . .    11
  104.                 B. Printers . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .    12
  105.                 C. Networks . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .    12
  106.                 D. Using With MS Windows  . . . . . . . . . . . . . .    12
  107.                 E. Using With 4DOS  . . . . . . . . . . . . . . . . .    13
  108.  
  109.           X.    USING What Mailing List? FOR THE FIRST TIME . . . . .    13
  110.                 A. Quick Start  . . . . . . . . . . . . . . . . . . .    13
  111.                 B. Quick Exit . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .    14
  112.                 C. Updating To a Newer Release  . . . . . . . . . . .    14
  113.                 D. Choosing a Directory for WML . . . . . . . . . . .    15
  114.                 E. Using an LCD or Monochrome Screen with a Colour
  115.                    Card . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .    16
  116.                 F. Specifying a Data Drive and/or Directory . . . . .    16
  117.                 G. Using the Menus  . . . . . . . . . . . . . . . . .    16
  118.                 H. Status Line  . . . . . . . . . . . . . . . . . . .    17
  119.  
  120.           XI.   MANAGING & PRINTING YOUR FILES  . . . . . . . . . . .    17
  121.                 A. Creating a New File  . . . . . . . . . . . . . . .    18
  122.                 B. Opening an Existing File . . . . . . . . . . . . .    18
  123.                 C. Saving/Closing a File  . . . . . . . . . . . . . .    19
  124.                 D. Deleting a File  . . . . . . . . . . . . . . . . .    19
  125.  
  126.                                          -i-
  127.  
  128.  
  129.  
  130.  
  131.  
  132.  
  133.  
  134.  
  135.  
  136.  
  137.  
  138.  
  139.                                   What Mailing List?                                  __________________
  140.  
  141.  
  142.  
  143.                 E. Changing a File's Name & Description . . . . . . .    19
  144.                 F. Transferring Files . . . . . . . . . . . . . . . .    20
  145.                 G. Making Back-up Copies of Your Files  . . . . . . .    20
  146.                 H. Restoring Files from a Back-up Copy  . . . . . . .    21
  147.                 I. Formatting Floppy Disks  . . . . . . . . . . . . .    22
  148.                 J. Fixing Damaged Index Files (Re-Indexing) . . . . .    22
  149.                 K. Removing Records Which Are Marked for Deletion
  150.                    (Packing)  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .    22
  151.                 L. Importing Data from Other Software . . . . . . . .    22
  152.                    1.  Importing ASCII files (23)                       _____________________
  153.                    2.  Importing WML files (24)                       ___________________
  154.                    3.  Importing DBF (dBase) files (25)                       ___________________________
  155.                    4.  Importing Dr. Data Label files (26)                       ______________________________
  156.                    5.  Importing WordPerfect files (26)                       ___________________________
  157.                    6.  Grouping imported entries (27)                       _________________________
  158.                 M. Exporting Data to Other Applications . . . . . . .    28
  159.                    1.  ASCII, comma-delimited (29)                       ______________________
  160.                    2.  ASCII, fixed field length (29)                       _________________________
  161.                    3.  Ventura Publisher (29)                       _________________
  162.                    4.  WordPerfect Merge (30)                       _________________
  163.                    5.  Microsoft Word Merge (30)                       ____________________
  164.                 N. Querying & Selecting Entries to Print  . . . . . .    30
  165.                    1.  Selecting entries to be printed (30)                       _______________________________
  166.                    2.  Acting upon selected entries (31)                       ____________________________
  167.                    3.  Query examples (32)                       ______________
  168.                 O. Printing . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .    32
  169.                    1.  11-digit Zip Codes (33)                       __________________
  170.                    2.  Other U.S. Postal Service considerations (34)                       ________________________________________
  171.                    3.  Group List (34)                       __________
  172.                    4.  Envelopes (34)                       _________
  173.                    5.  Labels (36)                       ______
  174.                    6.  Phone Book (37)                       __________
  175.                    7.  Zip/Postal Code Distribution List (37)                       _________________________________
  176.  
  177.           XII.  DATA ENTRY  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .    37
  178.                 A. Names  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .    38
  179.                    1.  Special keys and key combinations (38)                       _________________________________
  180.                    2.  Function keys (F-keys) (38)                       ______________________
  181.                    3.  Alt key combinations (39)                       ____________________
  182.                    4.  Using filters (39)                       _____________
  183.                    5.  Getting help (F1/Help) (40)                       ______________________
  184.                    6.  Locating an entry (F2/Find) (40)                       ___________________________
  185.                    7.  Grouping entries together (F3/Group) (41)                       ____________________________________
  186.                    8.  Adding new records (41)                       __________________
  187.                    9.  Changing existing records (42)                       _________________________
  188.                    10. Using the Delete/Omit/Bad Address/Select flags                       ______________________________________________
  189.                        (42)
  190.                    11. Using Smart Zip (43)                       _______________
  191.  
  192.                                          -ii-
  193.  
  194.  
  195.  
  196.  
  197.  
  198.  
  199.  
  200.  
  201.  
  202.  
  203.  
  204.  
  205.                                   What Mailing List?                                  __________________
  206.  
  207.  
  208.  
  209.                    12. Macros & Key Words (43)                       __________________
  210.                 B. Groups . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .    44
  211.                    1.  What are groups? (44)                       ________________
  212.                    2.  Defining or changing groups (45)                       ___________________________
  213.                 C. Abbreviations (Macros) . . . . . . . . . . . . . .    46
  214.  
  215.           XIII. INDICES & FILTERS: CONTROLLING THE SORTING SEQUENCE
  216.                 AND VIEWING OF ENTRIES  . . . . . . . . . . . . . . .    46
  217.                 A. Changing the Index . . . . . . . . . . . . . . . .    47
  218.                 B. Filters  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .    47
  219.                    1.  Setting a filter (47)                       ________________
  220.                    2.  Clearing a filter (48)                       _________________
  221.  
  222.           XIV.  PREFERENCES . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .    48
  223.                 A. Setting Your Return Addresses  . . . . . . . . . .    48
  224.                 B. Setting Envelope Size  . . . . . . . . . . . . . .    48
  225.                 C. Selecting Continuous Label Types (for impact/dot
  226.                    matrix
  227.                    printers)  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .    49
  228.                 D. Other Settings . . . . . . . . . . . . . . . . . .    49
  229.                    1.  Mailing to various countries (Country setting)                       ______________________________________________
  230.                        (49)
  231.                    2.  Directory display format (50)                       ________________________
  232.                    3.  Alert tone (50)                       __________
  233.                    4.  Automatic 11-digit zip (50)                       ______________________
  234.                    5.  Incomplete addresses (51)                       ____________________
  235.                    6.  Import duplicate rule (51)                       _____________________
  236.                    7.  Import technique (52)                       ________________
  237.                    8.  Capitalize city field (53)                       _____________________
  238.                    9.  Adhere to USPS guidelines (53)                       _________________________
  239.                    10. Default 3rd phone description (53)                       _____________________________
  240.                 E. Defining Printers  . . . . . . . . . . . . . . . .    54
  241.                    1.  PCL (laser & deskjet) printer soft fonts (54)                       ________________________________________
  242.                    2.  Scalable fonts (54)                       ______________
  243.                    3.  Post Office considerations (55)                       __________________________
  244.                 F. Duplicate Checking . . . . . . . . . . . . . . . .    55
  245.  
  246.           XV.   HELP  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .    56
  247.  
  248.           XVI.  PROBLEMS AND ERROR MESSAGES . . . . . . . . . . . . .    57
  249.  
  250.           XVII. FILES WHICH MAKE UP THE PACKAGE . . . . . . . . . . .    59
  251.  
  252.  
  253.  
  254.  
  255.  
  256.  
  257.  
  258.                                         -iii-
  259.  
  260.  
  261.  
  262.  
  263.  
  264.  
  265.  
  266.  
  267.  
  268.  
  269.  
  270.  
  271.                                   What Mailing List?                                  __________________
  272.  
  273.  
  274.  
  275.           I.    DISCLAIMER OF WARRANTY
  276.  
  277.                 WML IS PROVIDED "AS IS" WITHOUT ANY WARRANTIES OR
  278.           CONDITIONS, EXPRESSED OR IMPLIED, INCLUDING, BUT NOT LIMITED TO,
  279.           THOSE CONCERNING MERCHANTABILITY AND FITNESS FOR A PARTICULAR
  280.           PURPOSE.  NEITHER ANGEL BABUDRO NOR ANYONE ELSE WHO HAS BEEN
  281.           INVOLVED IN THE CREATION, PRODUCTION, OR DELIVERY OF THIS
  282.           SOFTWARE SHALL BE LIABLE FOR ANY INDIRECT, CONSEQUENTIAL, OR
  283.           INCIDENTAL DAMAGES ARISING OUT OF THE USE OR INABILITY TO USE
  284.           THIS SOFTWARE EVEN IF ANGEL BABUDRO HAS BEEN ADVISED OF THE
  285.           POSSIBILITY OF SUCH DAMAGES OR CLAIMS.  IN NO EVENT SHALL THE
  286.           AUTHOR'S LIABILITY FOR ANY DAMAGES EVER EXCEED THE PRICE PAID FOR
  287.           THE LICENSE TO USE WML, REGARDLESS OF THE FORM OF CLAIM.  THE
  288.           PERSON USING WML BEARS ALL RISK AS TO THE QUALITY AND PERFORMANCE
  289.           OF THE SOFTWARE.
  290.                 Some States do not allow the exclusion of the limit of
  291.           liability for consequential or incidental damages, so the above
  292.           limitation may not apply to you.
  293.                 This agreement shall be governed by the State of Colorado
  294.           and shall inure to the benefit of Angel Babudro and any
  295.           successors, administrators, heirs and assigns.  Any action or
  296.           proceeding brought by either party against the other arising out
  297.           of or related to this agreement shall be brought only in a State
  298.           or Federal Court of competent jurisdiction located in Delta
  299.           County, Colorado.  The parties hereby consent to in personam
  300.           jurisdiction of said courts.
  301.  
  302.  
  303.           II.   COPYRIGHT
  304.  
  305.                 WML is copyright (c) 1990-1995 by Angel Babudro, all rights
  306.           reserved.  You may only use and/or distribute WML only under the
  307.           License terms below.
  308.  
  309.  
  310.           III.  LICENSE
  311.  
  312.                 The following terms and conditions apply to the use and/or
  313.           distribution of What Mailing List?:                          __________________
  314.  
  315.                 1. WML is being distributed as Shareware; it is not free. 
  316.           You are granted a limited license to use WML for an evaluation
  317.           period of up to 60 days, to determine if it suits your needs. 
  318.           Any other use of WML or use past this period requires
  319.           registration.
  320.  
  321.                 2. You may keep as many backup copies of WML as you wish. 
  322.           The Registered Edition is limited to simultaneous use on the
  323.  
  324.                                          -1-
  325.  
  326.  
  327.  
  328.  
  329.  
  330.  
  331.  
  332.  
  333.  
  334.  
  335.  
  336.  
  337.                                   What Mailing List?                                  __________________
  338.  
  339.  
  340.  
  341.           number of computers indicated by the Use License.  The
  342.           Unregistered Edition may be used on any number of computers for
  343.           the purpose of evaluation as specified in paragraph (1).
  344.  
  345.                 3. All files originally distributed as part of the package
  346.           (including this notice) must be included without modification. 
  347.           The complete list of files can be found in the PACKING.LST file
  348.           which is part of this package.  The Registered Edition CONFIG.WDT
  349.           files and files ending in SFP or SFL are NOT to be distributed.
  350.  
  351.                 4. Individual users may freely copy this disk and share it
  352.           with friends, family, and acquaintances.  Non-profit groups
  353.           (including user groups and BBSs) may distribute copies of this
  354.           disk.  A fee of no more than $5 may be charged to cover disk
  355.           copying costs.  If the files on this disk have dates more than a
  356.           year old please contact the author for a free update to the
  357.           current version.
  358.  
  359.                 5. Disk distributors and dealers must have written
  360.           permission before selling copies of this software.  When you
  361.           contact me you will receive a free copy of the latest version and
  362.           you will be placed on my mailing list to receive updates as they
  363.           are released.  Disk distributors may charge no more than $10 per
  364.           disk for copies of this software.  If, as a distributor, you
  365.           supply copies to other resellers, the end price to the user may
  366.           not exceed $10.
  367.  
  368.                 6. You must obtain written permission prior to distribution
  369.           as part of any "bundled" packages (e.g., CD-ROM, placing on new
  370.           computer systems, etc.).  Such permission is often granted; the
  371.           author is a nice guy - please write to him with your ideas.
  372.  
  373.                 7. If the software is packaged for retail sale the
  374.           packaging must explain that the software is Shareware, that the
  375.           purchaser is receiving a trial version, and that use beyond the
  376.           trial period requires registration with the author.
  377.  
  378.                 8. You must immediately stop selling/distributing copies of
  379.           this software upon notice from the author.
  380.  
  381.  
  382.           IV.   TECHNICAL SUPPORT (HOW TO REACH ME)
  383.  
  384.                 If you have questions or need help, just send a note to me
  385.           through the mail or a BBS listed below.  Registered users, those
  386.           intending to register within 30 days, vendors, and BBS sysops may
  387.           contact me via telephone as well.  Sysops and shareware vendors
  388.           please see VENDOR.DOC for concise distribution information.
  389.  
  390.                                          -2-
  391.  
  392.  
  393.  
  394.  
  395.  
  396.  
  397.  
  398.  
  399.  
  400.  
  401.  
  402.  
  403.                                   What Mailing List?                                  __________________
  404.  
  405.  
  406.  
  407.                 Mail        Angel Babudro, "Organic Computer Wizardry",
  408.                             Box 132, Paonia, CO 81428 USA
  409.                 Phone       (303) 527-6756 Tue-Fri 10am-6pm Mountain Time
  410.  
  411.                 I hope to be moving to a house of my own sometime in 1995
  412.           at which time my phone number will change and may often be no-one
  413.           at the number above.  So if you can't raise me on the phone
  414.           please write to me - my mailing address will remain the same - or
  415.           contact me via Expanding Horizons or The Researcher's BBS
  416.           (below).  (Registered users will receive a notice in the mail
  417.           when I move.)
  418.  
  419.                 I am normally available by phone during the hours stated
  420.           above.  If you get the answering machine please leave a message. 
  421.           Unregistered users must call back later - I am happy to answer
  422.           your questions but I cannot afford to pay for a return call.
  423.  
  424.                 Support & Updates from Bulletin Boards
  425.  
  426.                 My software packages are "free" downloads on the BBSs
  427.           listed below - you need not subscribe to the BBS in order to
  428.           download my shareware (although other files or functions may
  429.           require subscription).  You may send questions or comments to me
  430.           on The Researcher's BBS and Expanding Horizons - address your
  431.           comments to "Angelo Babudro" (I use "Angelo" to avoid gender
  432.           confusion, and I'm used to both names anyway).  Scan for the file
  433.           name WML*.* to locate the latest version.
  434.  
  435.           West Coast   Researcher's BBS (CA)        USR Dual (805) 949-8151
  436.                          You must fill out this BBS' registration
  437.                        information the first time you log-on before gaining
  438.                        access to my conference.
  439.                        * Enter "J;136" to join the OrganicSftwr conference
  440.                        * Enter "F" to list files
  441.                        * Enter "E" to post messages for me.  Messages can
  442.                          be sent to this board at FidoNet address
  443.                          1:102/1310.
  444.  
  445.                        Expanding Horizons (CO)    14.4k V.32 (303) 241-2847
  446.                          This is my local BBS so it is the one I most often
  447.                        update and check for messages.  Log on with the name
  448.                        "OC WIZ" and the password "WHAT" to bypass the
  449.                        registration process so you can begin downloading
  450.                        right away.  If you log on using your own name you
  451.                        will have to register before you can leave me a
  452.                        message or download any files.
  453.                        * Enter "J;3" to join the Organic Soft conference
  454.                        * Enter "F" to view the list of available files
  455.  
  456.                                          -3-
  457.  
  458.  
  459.  
  460.  
  461.  
  462.  
  463.  
  464.  
  465.  
  466.  
  467.  
  468.  
  469.                                   What Mailing List?                                  __________________
  470.  
  471.  
  472.  
  473.                        * Enter "E Angelo Babudro" to enter messages for me
  474.  
  475.           Midwest      Rusty 'n Edie's (OH)     USR HST 16.8 (216) 726-1804
  476.                                        USR V.Everything 28.8 (216) 726-3628
  477.                                                   Hayes 28.8 (216) 726-3619
  478.                                     ZyXel 19.2k v.32/v.32bis (216) 726-3620
  479.                                            2400/v.32/v.32bis (216) 726-2620
  480.                                          CompuCom SpeedModem (216) 726-3584
  481.  
  482.           East Coast   Excalibur (Central NY)       USR Dual (315) 736-3792
  483.                          You can FREQ (File REQuest) my software from this
  484.                        board via RBBS Net address A:954/401, FidoNet
  485.                        address 1:26501, or I.C. Net address 91:315/101.
  486.  
  487.                        WhiTech BBS (NC) ZyXEL 14.4 V32b/V42b (910) 944-1165
  488.                        File Request (FREQ) via FidoNet at 1:3636/2.
  489.  
  490.                        Software Creations (MA)  2400bps MNP5 (508) 365-2359
  491.                                      USR Dual Standard 14.4k (508) 368-7036
  492.                                       USR HST/Dual Std 16.8k (508) 365-2032
  493.                                       USR Dual Std v.32Terbo (508) 368-6604
  494.                        This BBS offers over 120 phone lines and tons of
  495.                        Shareware.  They call it "Home of the Authors." 
  496.                        It's also home of Night Owl CD-ROM.
  497.  
  498.  
  499.           V.       ORDERING METHODS AND REGISTRATION FEES
  500.  
  501.                    Years of effort have gone into this software in the
  502.           hopes that many people will be willing to pay for a small part of
  503.           the development.  Kindly remember that if you use this software
  504.           past the 60-day trial period you are honour-bound to pay the
  505.           registration fee.  Besides, there are several benefits to
  506.           registration!
  507.  
  508.                 A. Benefits of Registration
  509.  
  510.                 The Shareware (unregistered) version of WML is fully
  511.           functional so that you may try all of its features and know
  512.           exactly for what you are paying.  Past the 60-day evaluation
  513.           period WML will display reminders to register your copy or
  514.           discontinue use of the software, but it will always continue to
  515.           be fully functional.
  516.  
  517.                 When you register you have the following benefits:
  518.  
  519.  
  520.  
  521.  
  522.                                          -4-
  523.  
  524.  
  525.  
  526.  
  527.  
  528.  
  529.  
  530.  
  531.  
  532.  
  533.  
  534.  
  535.                                   What Mailing List?                                  __________________
  536.  
  537.  
  538.  
  539.                 -  You get the latest version direct from the author with
  540.                    automated installation, free PCL soft fonts, and bonus
  541.                    Shareware and Freeware.
  542.                 -  You get thorough manual, including an introductory
  543.                    course in using computers with sections on hardware,
  544.                    software, and DOS, in addition to WML.
  545.                 -  Unlimited telephone support - my business hours are
  546.                    Tuesday through Friday, 10am to 6pm Mountain Time.
  547.                 -  Updates are free - get them from a local BBS or
  548.                    Shareware vendor.  As new features are added, WML's
  549.                    price is sometimes adjusted to reflect the dramatic
  550.                    increase in its value to users.  By registering now, you
  551.                    pay the current (low) price and are entitled to the
  552.                    higher-priced features developed in the future.  Updates
  553.                    through the mail are available for just $4.
  554.                 -  You can subscribe to receive updates & upgrades as soon
  555.                    as they are released so you will always have the latest
  556.                    features and enhancements.
  557.                 -  The Shareware License display and Unregistered Edition
  558.                    delay go away.
  559.                 -  It rewards the author for thousands of hours of software
  560.                    development from which you are deriving benefit.  It's
  561.                    the right thing to do and will surely come back to you
  562.                    in blessings & good karma.
  563.  
  564.                 B. How To Order
  565.  
  566.                 Send cash, check, or money order in U.S. funds; Canadian
  567.           cheques or foreign cash are also acceptable.  No Purchase Orders
  568.           please; instead use the invoice (below) and, since you are and
  569.           have been using the Unregistered Edition, consider it the case
  570.           that you are paying for delivered merchandise.
  571.  
  572.                 If you prefer to use a credit card, you can order WML from
  573.           Public (software) Library with your MC, Visa, AmEx, or Discover
  574.           card by calling 800-242-4PsL (from overseas: 713-524-6394) or by
  575.           FAX to 713-524-6398 or by CompuServe to 71355,470.  THESE NUMBERS
  576.           ARE FOR ORDERING ONLY.  I CANNOT be reached at those numbers.  To
  577.           contact me for information about dealer pricing, volume
  578.           discounts, site licensing, the status of shipment of the product,
  579.           the latest version number, or for technical information, call
  580.           303-527-6756 or write me at PO Box 132, Paonia, CO USA 81428. 
  581.           With Shareware you try the software before buying it; therefore,
  582.           product returns are not allowed.
  583.  
  584.                 When ordering from PsL ask for product #10800.
  585.  
  586.  
  587.  
  588.                                          -5-
  589.  
  590.  
  591.  
  592.  
  593.  
  594.  
  595.  
  596.  
  597.  
  598.  
  599.  
  600.  
  601.                                   What Mailing List?                                  __________________
  602.  
  603.  
  604.  
  605.                 C. Pricing
  606.  
  607.           Commercial Use License with Disk, US Zip Codes Data Base, Manual,
  608.                 and Computer Course -- $49.  This gives you a license to use
  609.                 one copy of WML along with the latest Registered Edition on
  610.                 disk (with automated installation), a data base of over
  611.                 70,000 US Zip Codes (so WML will know virtually all cities
  612.                 and states in the USA), the latest version of this
  613.                 documentation on disk, PCL soft fonts, notification of
  614.                 major updates, and a 3-ring-bound manual printed on either
  615.                 tree-free or recycled paper.  The manual contains an
  616.                 introductory course in computers plus a complete guide to
  617.                 using WML.  The course covers computer components
  618.                 (hardware), DOS & software basics, etc.  This course is for
  619.                 the newcomer and covers all the topics necessary to
  620.                 understand and maintain your computer.
  621.  
  622.           Wholesale & OEM -- If you want to bundle WML with your own
  623.                 special product or service (such as a special mailing list)
  624.                 and resell it, please write to me with your idea.
  625.  
  626.           Site License -- If your firm has multiple computers on which WML
  627.                 will be installed you may opt to purchase a Use License
  628.                 (above) plus a site license.  With a site license you are
  629.                 provided with a disk for each computer but just one printed
  630.                 manual which may be photo-copied (although additional
  631.                 copies may be purchased).  Use the Help/Site License option
  632.                 on the WML menu to print a Site License form.
  633.  
  634.           Free Updates -- When you register I will send you a "key" which
  635.                 will work with future releases.  You can download updates
  636.                 from a bulletin board or otherwise obtain an update and it
  637.                 will recognize your registration "key".1
  638.  
  639.           Updates Though the Mail -- An update disk with the latest versions
  640.                 of all my shareware costs $4 plus shipping.  Updates are
  641.                 released every 1-8 weeks.
  642.  
  643.  
  644.  
  645.  
  646.  
  647.                                         ____________________
  648.  
  649.                1  Be sure to delete  CONFIG.WDT from copies  you share with
  650.           BBSs and  others.  Not only  does it contain all  the settings on
  651.           your system and  certain pieces  of your data,  it also  contains
  652.           your registration key and your name.
  653.  
  654.                                          -6-
  655.  
  656.  
  657.  
  658.  
  659.  
  660.  
  661.  
  662.  
  663.  
  664.  
  665.  
  666.  
  667.                                   What Mailing List?                                  __________________
  668.  
  669.  
  670.  
  671.           Update Subscription -- You can subscribe to receive updates
  672.                 automatically through the mail.  In return you agree to
  673.                 send $4 plus shipping within 30 days.  There is no time
  674.                 commitment; either party may cancel at any time with
  675.                 written notice.
  676.  
  677.                 Prices & specifications are subject to change without
  678.           notice.  Vendors & sysops please see VENDOR.DOC & SYSOP.DOC.
  679.  
  680.  
  681.  
  682.  
  683.  
  684.  
  685.  
  686.  
  687.  
  688.  
  689.  
  690.  
  691.  
  692.  
  693.  
  694.  
  695.  
  696.  
  697.  
  698.  
  699.  
  700.  
  701.  
  702.  
  703.  
  704.  
  705.  
  706.  
  707.  
  708.  
  709.  
  710.  
  711.  
  712.  
  713.  
  714.  
  715.  
  716.  
  717.  
  718.  
  719.  
  720.                                          -7-
  721.  
  722.  
  723.  
  724.  
  725.  
  726.  
  727.  
  728.  
  729.  
  730.  
  731.  
  732.  
  733.                                   What Mailing List?                                  __________________
  734.  
  735.  
  736.  
  737.                                 INVOICE & REGISTRATION
  738.                      Credit card orders see "How To Order" above
  739.  
  740.           REMIT TO:                       FROM:
  741.  
  742.             Angel Babudro                   Name___________________________
  743.             "Organic Computer Wizardry"
  744.             PO Box 132                      Company________________________
  745.             Paonia, CO  81428
  746.             USA                             Address________________________
  747.  
  748.                                             _______________________________
  749.  
  750.                                             Phone__________________________
  751.  
  752.  
  753.  
  754.           Use License      Disk, manual, & computer course    ($49) _______
  755.  
  756.           Shipping &       Continental U.S.A. - add $3
  757.            Handling        Canada, AK, HI, VI, PR - add $5
  758.                            Outside U.S.A. & Canada - add $9         _______
  759.  
  760.                                                   *** T O T A L = $________
  761.  
  762.  
  763.           Update        Do you want to receive updates in the      YES [__]
  764.           Subscription  mail every 2 to 4 months?  Updates are
  765.                         $4 plus shipping; you'll have 30 days       NO [__]
  766.                         to pay or return the disk to cancel.
  767.  
  768.  
  769.           Disk size            [__] 3½"                [__] 5¼"
  770.           Drive density        [__] Low (DD) required  [__] High (HD) ok
  771.           FDFORMAT/FDREAD      [__] FDFORMAT extended densities okay
  772.  
  773.           Printer make(s) & model(s)______________________________________
  774.           Which version are you using now? (see Help/About screen)________
  775.           I got my copy from _____________________________________________
  776.           I saw a review in_______________________________________________
  777.  
  778.           Upon receipt of this paid invoice the latest Registered Edition
  779.           disk and any options ordered above will be sent.  Mail with your
  780.           cash, cheque, money order in U.S. funds; Canadians may send Cdn$. 
  781.           Put comments on back.  Allow 1-4 weeks for the latest version to
  782.           land on your doorstep.  Thank you for registering!
  783.  
  784.  
  785.  
  786.                                          -8-
  787.  
  788.  
  789.  
  790.  
  791.  
  792.  
  793.  
  794.  
  795.  
  796.  
  797.  
  798.  
  799.                                   What Mailing List?                                  __________________
  800.  
  801.  
  802.  
  803.           VI.   ACKNOWLEDGEMENTS
  804.  
  805.                 I would like to thank the Bulletin Board sysops who have
  806.           provided so much helpful feedback, especially Skip Taylor of The
  807.           Researcher's BBS (CA), Mike Halley of the Vietnam Vets BBS (IN),
  808.           and Tom McElvy of Pleasure Communications (VA).  I am also
  809.           grateful for all of the WML users who have also provided a wealth
  810.           of helpful comments.
  811.  
  812.                 Any trademarks I happen to mention here are property of
  813.           their respective owners.
  814.  
  815.  
  816.           VII.  WHAT DOES THIS SOFTWARE DO?
  817.  
  818.                 What Mailing List? provides a simple and flexible way to                __________________
  819.           easily manage and print mailing lists.  WML has the tools to
  820.           track relatively small amounts of information - hundreds or a few
  821.           thousand names - although there is no limit to the number of
  822.           files2 and a theoretical limit of 5.5 million entries per file. 
  823.           You'll need a faster computer and a new hard disk before any of
  824.           that becomes a problem.
  825.  
  826.                 WML is perfect for those times when you want a good-looking
  827.           envelope or label, or maybe a hundred, but not fifty thousand. 
  828.           Software that is made to handle huge lists tends to be horribly
  829.           complicated to use.  WML is different.
  830.  
  831.                 I use WML regularly as I develop it: when I need an
  832.           envelope I print it on my laser, and when I need a few labels I
  833.           switch to the dot matrix printer.  It's very fast and easy for
  834.           me, and I hope you find WML just as easy and fast to use.
  835.  
  836.                 Learning WML can probably be done as you are using it, with
  837.           little or no help from this manual.  Keep an eye on the bottom of
  838.           the screen since that is where I list special function keys.  If
  839.           you use a mouse, these commands can be accessed with the mouse as
  840.           well.
  841.  
  842.  
  843.  
  844.                                         ____________________
  845.  
  846.                2  WML can handle  up to 250  files per directory.   You can
  847.           have  any number  of  files,  though,  by  using  more  than  one
  848.           directory.  You may supply the name of a directory when you start
  849.           WML -  for  example, WML  D:\WML\DATA  will use  the  D:\WML\DATA
  850.           directory for creating and opening files.
  851.  
  852.                                          -9-
  853.  
  854.  
  855.  
  856.  
  857.  
  858.  
  859.  
  860.  
  861.  
  862.  
  863.  
  864.  
  865.                                   What Mailing List?                                  __________________
  866.  
  867.  
  868.  
  869.           VIII. HOW TO READ THIS MANUAL
  870.  
  871.                 This shareware manual is intended for people with some
  872.           knowledge of computers, DOS, and data bases.  A detailed manual
  873.           containing an introductory computer course and coverage of more
  874.           advanced topics is provided with the Registered Edition.
  875.  
  876.                 Check the System Requirements section (below) before you                          ___________________
  877.           begin.  Next, read the Using What Mailing List? for the First                                 ______________________________________
  878.           Time section.  If you are an advanced user this is probably all          ____
  879.           you will need to read before using WML, however you probably want
  880.           to review the Preferences screens to be sure WML will behave as
  881.           you wish.
  882.  
  883.                 The rest of the manual is a reference guide, each menu item
  884.           of WML being described separately.  Once you have WML "up and
  885.           running" use this guide to refer to specific things you want more
  886.           information about.  For example, if you want to understand how
  887.           Groups are used, look up "Groups" in the Table of Contents or
  888.           Index.
  889.  
  890.  
  891.           IX.   SYSTEM REQUIREMENTS
  892.  
  893.                 The bare minimum you will need is:
  894.                 1.  Any IBM-PC-compatible with a 720k floppy or better
  895.                 2.  At least 400k of free RAM (use CHKDSK or MEM)
  896.                 3.  One of the operating systems listed below
  897.  
  898.                 I recommend you have:
  899.                 1.  An 80286 or faster computer
  900.                 2.  A hard disk with at least one megabyte of free space
  901.                     and an access time below 30ms
  902.                 3.  512k or more available expanded or extended memory
  903.                 4.  A hard disk cache
  904.  
  905.                 WML has been tested and found to work properly with the
  906.           following Disk Operating Systems (DOS) and command interpreters:
  907.                 * PC-DOS 3.33 and 6.1
  908.                 * MS-DOS 5.0, 6.2, and 6.22
  909.                                         ____________________
  910.  
  911.                3  PC-DOS or MS-DOS version  3.1 or later  should work fine.
  912.           Except for file locking, previous versions should also work fine.
  913.           However, WML has only been tested with the versions listed above,
  914.           so I cannot  guarantee the performance  with other DOSs.   If you
  915.           are using  an older  DOS, I  recommend  upgrading to  one of  the
  916.           versions listed above.
  917.  
  918.                                          -10-
  919.  
  920.  
  921.  
  922.  
  923.  
  924.  
  925.  
  926.  
  927.  
  928.  
  929.  
  930.  
  931.                                   What Mailing List?                                  __________________
  932.  
  933.  
  934.  
  935.                 * 4DOS 4.0 & 5.0
  936.                 * DR-DOS 6 and Novell DOS 7
  937.                 * OS/2 2.1
  938.  
  939.                 You will need 500-950k of disk space for the programme
  940.           files, depending on which optional files you decide to keep on
  941.           your disk, plus space for the files you will create.  You may
  942.           keep the data files and programme files in different directories
  943.           or on different disks, so floppy disk use is possible (although
  944.           it will be very slow compared to a hard disk).
  945.  
  946.                 WML will detect whether you have a monochrome or colour
  947.           card installed, but it cannot detect what type of monitor you
  948.           have.  If you have a monochrome (black & white) monitor with a
  949.           CGA, EGA, or VGA controller (this includes laptop & notebook
  950.           computers) the screen may be difficult to read.  If so, try
  951.           starting with the "/Monochrome" switch like so: "WML /M".
  952.  
  953.                 A.  Practical File Size Limitations
  954.  
  955.                 Although WML has a theoretical limit of 5.5 million names                                   ___________
  956.           per mailing list file, you would need a super-computer or a lot
  957.           of time to manage it.  The number of names you can manage within
  958.           a single disk file depends on the speed of your computer.  Here
  959.           are my ideas of what you can reasonably expect from different
  960.           computer systems:
  961.  
  962.                 Computer Type                     Practical File Size Limit                _____________                     _________________________
  963.  
  964.                 PC/XT (4.77MHz)                        300 entries per file
  965.                 286/12                               1,000 entries per file
  966.                 386dx/20                             1,700 entries per file
  967.                 386dx/40                             2,500 entries per file
  968.                 486dx/33                             3,000 entries per file
  969.                 586 (Pentium)/66                     5,000 entries per file
  970.  
  971.                 If you are a patient person, you may feel comfortable with
  972.           going well over these guidelines, and vice versa for impatient
  973.           people.  I'm also taking into account that people running a 486
  974.           expect faster response than people using XTs; I think that WML
  975.           would locate a name in a 3,000-entry file on a 486dx/33 faster
  976.           than it would in a 25-entry file on a PC/XT - an 8088 is slow
  977.           compared to a 486 no matter what it's doing.
  978.  
  979.                 You can store millions of entries by creating hundreds of
  980.           files.  However, certain features such as duplicate checking will
  981.           only work within a single file.  You can consolidate or separate
  982.  
  983.  
  984.                                          -11-
  985.  
  986.  
  987.  
  988.  
  989.  
  990.  
  991.  
  992.  
  993.  
  994.  
  995.  
  996.  
  997.                                   What Mailing List?                                  __________________
  998.  
  999.  
  1000.  
  1001.           files at any time, so you can enter your data now and experiment
  1002.           with different ways of organizing it as you please.
  1003.  
  1004.                 B.  Printers
  1005.  
  1006.                 WML supports two types of printers concurrently -- a laser
  1007.           printer and a dot matrix printer on LPT1, LPT2, or LPT3.  The
  1008.           laser printer must be a PCL 1-5 printer (compatible with H-P
  1009.           LaserJet I, II, or III).  WML has been tested on Panasonic 4450
  1010.           (H-P LaserJet I-compatible) and H-P LaserJet III & IV laser
  1011.           printers.  I'm sure there are some lasers which could be better
  1012.           supported, so let me know if you own one of them.  PCL 5 laser
  1013.           owners will be happy to know that they can use the scalable
  1014.           fonts.
  1015.  
  1016.                 If your printer is not on the list check in your printer's
  1017.           manual for its compatibility.  Most dot matrix printers are
  1018.           compatible with Epson or IBM, so try these if you can't find a
  1019.           proper match.  If you have trouble, send me a note with your
  1020.           printer model & the problem.
  1021.  
  1022.                 C.  Networks
  1023.  
  1024.                 With version 2.1 I have placed file "locks" to allow WML to
  1025.           be used on networks which use the DOS SHARE utility.  LANtastic
  1026.           uses SHARE as do the majority of networks.  OS/2 does not use
  1027.           SHARE but has a method which is similar and works with WML.
  1028.  
  1029.                 Network users:  Please share your experiences with me.  One
  1030.           WML user has a Novell 3.11 network and had problems only when
  1031.           using a station running MS-DOS 6.22 and DoubleSpace (this problem
  1032.           has since been resolved).  If you tell me about any problems you
  1033.           have I will work with you to correct them.
  1034.  
  1035.                 I have designed WML to allow one station to open a
  1036.           particular mailing list (.WML) file.  The configuration,
  1037.           abbreviation, group, and zip codes files may be shared by more
  1038.           than one station unless they are being updated (in which case you
  1039.           will see a message in a window and you may try the operation
  1040.           again, after the other user has completed her/his update).
  1041.  
  1042.                 D.  Using With MS Windows
  1043.  
  1044.                 WML can be run as a DOS application under Windows 3.1
  1045.           although it is not a Windows application (in other words, it runs
  1046.           the same in DOS or Windows and you cannot use any of Windows'
  1047.           features with WML, such as the clip-board).  If you don't use
  1048.           Windows or use it only occasionally (as I do), then use WML from
  1049.  
  1050.                                          -12-
  1051.  
  1052.  
  1053.  
  1054.  
  1055.  
  1056.  
  1057.  
  1058.  
  1059.  
  1060.  
  1061.  
  1062.  
  1063.                                   What Mailing List?                                  __________________
  1064.  
  1065.  
  1066.  
  1067.           DOS since it will work better without Windows' quirks & overhead. 
  1068.           If you normally have Windows loaded, however, then go ahead and
  1069.           set up an icon for WML.  To do this, highlight or create a group,
  1070.           then use File/New to create a program item and define it as
  1071.           C:\WML\WML.EXE (or whatever directory you are using) and set the
  1072.           data directory to C:\WML or some other, as you desire.
  1073.  
  1074.                 You may also use Windows' File Manager's "Associate"
  1075.           feature to connect ".WML" files with the WML programme.  If you
  1076.           do this you can double-click on a WML data file from the File
  1077.           Manager and Windows will automatically launch WML using that data
  1078.           file.
  1079.  
  1080.                 E.  Using With 4DOS
  1081.  
  1082.                 WML has been tested with 4DOS versions 4.0 and 5.0.  WML
  1083.           uses the standard 4DOS "DESCRIPT.ION" file to store, update, and
  1084.           access long file descriptions.  If you use 4DOS, when you issue
  1085.           the DIR command from DOS you will see the file descriptions that
  1086.           you entered for your WML files.  Likewise, if you use the 4DOS
  1087.           DESCRIBE command to change the description of a WML file, the new
  1088.           description will be used by WML.
  1089.  
  1090.  
  1091.           X.    USING What Mailing List? FOR THE FIRST TIME
  1092.  
  1093.                 A.  Quick Start
  1094.  
  1095.                 If you received WML on disk you will have already used the
  1096.           INSTALL programme to install it on your hard disk or high-
  1097.           capacity floppy.  Likewise, if you received WML from a BBS you
  1098.           have already expanded the archive in which WML came.  So you
  1099.           should already have done these steps:
  1100.  
  1101.                 1. Created a directory for WML (or specified one in the
  1102.                    INSTALL programme), such as C:\WML.  I strongly
  1103.                    recommend that you place WML (and all software) in its
  1104.                    own directory rather than mixing packages in the same
  1105.                    directory.
  1106.                 2. If you got WML from a BBS you should have changed to
  1107.                    that directory (e.g., CD \WML) and then expanded the
  1108.                    archive, placing all the files in that directory.
  1109.  
  1110.                 Once WML is installed on your hard disk here are the steps
  1111.           needed to begin using it right away:
  1112.  
  1113.                 1. Type "WML" at the DOS prompt.
  1114.                 2. Press "P" to open the Preferences menu.
  1115.  
  1116.                                          -13-
  1117.  
  1118.  
  1119.  
  1120.  
  1121.  
  1122.  
  1123.  
  1124.  
  1125.  
  1126.  
  1127.  
  1128.  
  1129.                                   What Mailing List?                                  __________________
  1130.  
  1131.  
  1132.  
  1133.                 3. Go down the list and fill in each preference window as
  1134.                    necessary.  You can operate WML without setting any
  1135.                    preferences, however, WML may not operate in a way which
  1136.                    best suits you.  For example, if you work in a quiet
  1137.                    office and don't want error tones you can turn them off
  1138.                    on the Preferences/Other screen.
  1139.                 4. Use File/New to create a file.  All mailing list entries
  1140.                    must be placed within a file, so you must open or create
  1141.                    a file before entering data.
  1142.  
  1143.                 NOTE   WML may be started from any disk or directory.  The
  1144.                        configuration, group, abbreviation, and zip code
  1145.                        files will be accessed from whatever directory
  1146.                        contains WML.EXE (e.g., C:\WML).  The mailing list
  1147.                        files will be created and opened in the current
  1148.                        directory.  So if you go to floppy drive A: and then
  1149.                        start WML, mailing list files will be opened and/or
  1150.                        created on drive A:
  1151.  
  1152.                 Before you can start entering addresses you will need to
  1153.           create at least one mailing list file.  Do this by selecting the
  1154.           "New" option under "File" (described below).  Before you can
  1155.           print anything you will have to set your Preferences, at the very
  1156.           least defining your printer(s).
  1157.  
  1158.                 Before you print anything on a laser printer you may want
  1159.           to try a test (especially with laser labels which are expensive). 
  1160.           The first time you print laser labels I suggest you print them on
  1161.           a sheet of paper then hold the paper and the labels together up
  1162.           to a light source to see if everything lines up properly.  You
  1163.           can adjust the top and left margins as necessary.  Any changes
  1164.           you make will be saved for the future.
  1165.  
  1166.                 B. Quick Exit
  1167.  
  1168.                 WML has a Quick Exit feature, so you can leave the
  1169.           programme quickly if need be.  Just press the F10 key from any
  1170.           screen.
  1171.  
  1172.                 C. Updating To a Newer Release
  1173.  
  1174.                 If you download WML from a bulletin board (BBS) or get a
  1175.           copy from a friend or shareware vendor, just replace the old
  1176.           files with the new ones.  As you extract an archive you will be
  1177.           prompted for each file to be over-written; using DOS COPY the
  1178.           files may be replaced without prompting.  The new version will
  1179.           recognize your registration "key" in your CONFIG.WDT file (which
  1180.           is not distributed with the Unregistered Edition).  If you can't
  1181.  
  1182.                                          -14-
  1183.  
  1184.  
  1185.  
  1186.  
  1187.  
  1188.  
  1189.  
  1190.  
  1191.  
  1192.  
  1193.  
  1194.  
  1195.                                   What Mailing List?                                  __________________
  1196.  
  1197.  
  1198.  
  1199.           find WML on a bulletin board in your area, ask a sysop about
  1200.           FREQing it from the BBS networks listed in the "Technical Support
  1201.           (How To Reach Me)" section or send for a floppy disk update (see
  1202.           "Updates" section above).
  1203.  
  1204.                 D. Choosing a Directory for WML
  1205.  
  1206.                 It is a good idea to install WML in its own directory under
  1207.           the root.  Giving each software package its own directory keeps
  1208.           things organized and can improve file access speed.  Besides
  1209.           this, the root directory is typically limited to 128 files,
  1210.           whereas a subdirectory can contain any number of files.  You
  1211.           might use "C:\WML" (or any valid drive letter), or maybe put all
  1212.           of your business programmes under an "\APPS" directory and thus
  1213.           use "\APPS\WML".
  1214.  
  1215.                 You may organize things further by placing your data files
  1216.           and programme files in separate directories, however, this is
  1217.           only helpful if you will be keeping files for different people or
  1218.           have a large number of files which are difficult to view in a
  1219.           single list.  You may also want to keep your data files in a
  1220.           different directory if you commonly import & export data.  For
  1221.           example, you might keep your WML files with some dBase files to
  1222.           and from which you swap information.
  1223.  
  1224.                 Let's say you put WML.EXE and all of its files in a
  1225.           directory C:\WML.  To start WML from the DOS prompt just go your
  1226.           data directory (for example, "CD \LISTS\BUSINESS") then type
  1227.           "C:\WML\WML" and press ENTER.  If you want to keep your data
  1228.           files in the same directory as the programme, that makes it even
  1229.           simpler:  Just go to that directory (e.g., "CD \WML") then type
  1230.           "WML" -- you don't need to type the path name because you are in
  1231.           the proper directory already.
  1232.  
  1233.                 Highlight "Preferences" and press <Enter> (or press the
  1234.           letter "P", or point & click with your mouse) -- you will see a
  1235.           list of choices.  Select each item by pressing the highlighted
  1236.           letter or by highlighting it using the arrow keys and pressing
  1237.           <Enter>.
  1238.  
  1239.                 After you are done setting your preferences, press ESC to
  1240.           close the Preferences menu then press "F" for the File menu.  If
  1241.           no files are on disk, the only option available will be "New" and
  1242.           "Exit".  Press "N" and type a name for your mailing list file. 
  1243.           In a couple of seconds the list will be created and you'll be
  1244.           ready to go.  That's all there is to it!
  1245.  
  1246.  
  1247.  
  1248.                                          -15-
  1249.  
  1250.  
  1251.  
  1252.  
  1253.  
  1254.  
  1255.  
  1256.  
  1257.  
  1258.  
  1259.  
  1260.  
  1261.                                   What Mailing List?                                  __________________
  1262.  
  1263.  
  1264.  
  1265.                 E. Using an LCD or Monochrome Screen with a Colour Card
  1266.  
  1267.                 If you have a monochrome (Black & White) monitor connected
  1268.           to a colour adapter card or a lap-top or notebook computer with
  1269.           an LCD screen, you will see shades of grey instead of colours. 
  1270.           This may not be very readable.  You can force WML to run in
  1271.           monochrome mode by using the "/M" switch like so:
  1272.  
  1273.                 WML /M
  1274.  
  1275.                 You may want to put the "/M" in WML.BAT using a text
  1276.           editor.
  1277.  
  1278.                 F. Specifying a Data Drive and/or Directory
  1279.  
  1280.                 Normally, WML will use the default disk drive and directory
  1281.           for data files.  However, you may specify a disk drive,
  1282.           directory, and/or file name on the command line when you start
  1283.           WML.  The syntax is:
  1284.  
  1285.                 WML [d:[\pathname\[filename]]]
  1286.  
  1287.                 Examples:
  1288.  
  1289.                    WML B: starts WML and uses drive B: for data files.
  1290.  
  1291.                    WML C:\DATA\ starts WML and uses C:\DATA\ for data
  1292.                 files.
  1293.  
  1294.                    WML C:\DATA starts WML; if the file C:\DATA.WML exists
  1295.                 it will be opened for use, otherwise the directory C:\DATA\
  1296.                 will be used for data files.
  1297.  
  1298.                    WML C:\DATA\MYFILE.WML starts WML using the data
  1299.                 directory C:\DATA\ and opens the file MYFILE.WML.
  1300.  
  1301.                 G. Using the Menus
  1302.  
  1303.                 WML uses CUA-style pull-down menus, which is the standard
  1304.           used by QuickBASIC, Macintosh, and Windows.  Basically, there is
  1305.           a horizontal menu of choices -- File, Data Entry, etc.  Under
  1306.           each of the horizontal choices is a menu of functions pertaining
  1307.           to that item -- it is a two-dimensional menu, in other words. 
  1308.           The last item of the left-most menu is always Exit, to end the
  1309.           programme or the sub-menu you are on.
  1310.  
  1311.                 There are two ways to select an item from the main menu:
  1312.  
  1313.  
  1314.                                          -16-
  1315.  
  1316.  
  1317.  
  1318.  
  1319.  
  1320.  
  1321.  
  1322.  
  1323.  
  1324.  
  1325.  
  1326.  
  1327.                                   What Mailing List?                                  __________________
  1328.  
  1329.  
  1330.  
  1331.                 1. Press the letter which is highlighted in the option's
  1332.                    name
  1333.                 2. Use the Up/Down/Right/Left arrows to highlight the
  1334.                    option you want then press <Enter> (a.k.a. RETURN or
  1335.                    CR).
  1336.  
  1337.                 Certain pop-up menus do not have a highlighted letter
  1338.           associated with each option.  On these menus you must use the
  1339.           arrow keys to highlight your choice then press <Enter>.
  1340.  
  1341.                 If you want to cancel an operation you selected, just press
  1342.           the Esc ("Escape") key.
  1343.  
  1344.                 H. Status Line
  1345.  
  1346.                 At the top of your screen is WML's title followed by the
  1347.           WML file you have open (if any).  At the bottom of the screen is
  1348.           a bar which looks like this:
  1349.  
  1350.                 Total|Selected|Bad/Omit|Pack|Index|01-01-1980
  1351.  
  1352.                 From left to right the items are:
  1353.                 1.  Total records in the open file
  1354.                 2.  Total records selected for printing
  1355.                 3.  Total records bad or excluded from mailings
  1356.                 4.  The word |Pack| if there are entries which are marked
  1357.                     for deletion
  1358.                 5.  Selected indexing method (name, company, address, or
  1359.                     zip).
  1360.                 6.  To-day's date (so far as the computer knows).  If you
  1361.                     have a filter chosen, this will be replaced with
  1362.                     "Filter" followed by a word indicating the single
  1363.                     filter in use or the first letter of each of multiple
  1364.                     filters in use.  If the filter message is bright the
  1365.                     selection is  unchanged, otherwise changes have
  1366.                     occurred.  For example, suppose you have set the filter
  1367.                     to "Selected" then cleared the selection status of a
  1368.                     record.  The filter message would change to dim since
  1369.                     the filter is no longer accurate.
  1370.  
  1371.  
  1372.           XI.   MANAGING & PRINTING YOUR FILES
  1373.  
  1374.                 The "File" menu contains options to use and manage your
  1375.           files and to print entries from these files.  Here is a summary
  1376.           of the choices under the File menu:
  1377.                   New - Create a new mailing list file
  1378.                   Open - Open an existing mailing list file
  1379.  
  1380.                                          -17-
  1381.  
  1382.  
  1383.  
  1384.  
  1385.  
  1386.  
  1387.  
  1388.  
  1389.  
  1390.  
  1391.  
  1392.  
  1393.                                   What Mailing List?                                  __________________
  1394.  
  1395.  
  1396.  
  1397.                   Close - Close the open file
  1398.                   Delete - Erase a file from the disk
  1399.                   Change - Rename a file and/or change its description
  1400.                   Back-up - Make a back-up copy of data files
  1401.                   Restore - Restore data files from a back-up copy
  1402.                   Format Floppies - Format floppy disks (for back-up use)
  1403.                   Re-Index - Re-build the index files for the open mailing
  1404.                     list file.  This is normally handled automatically, but
  1405.                     there may be times when WML cannot detect an error and
  1406.                     you must perform this function yourself.
  1407.                   Pack - Remove entries which are flagged to be deleted
  1408.                   Import - Bring data into the open file from another file
  1409.                     format
  1410.                   Export - Send data to a different file format
  1411.                   Print/Select/Query - Menu of ways to print your list,
  1412.                     choose which entries are to be printed or otherwise
  1413.                     operated upon, and search the file
  1414.                   Exit - End WML and return to DOS
  1415.  
  1416.                 Many of these options cannot be used at certain times.  For
  1417.           example, if you have an empty mailing list file the Print option
  1418.           is useless so WML won't let you use it.  Valid options have a
  1419.           bright white letter; non-valid ones are gray with no highlighted
  1420.           letter.
  1421.  
  1422.                 A.  Creating a New File
  1423.  
  1424.                 What Mailing List? can list up to 350 files in a single                __________________
  1425.           directory.  If you need more than this number simply organize
  1426.           your files into more than one directory.  When you choose the
  1427.           File/New option you will be asked to enter a name and description
  1428.           for the new file; the description is optional and can be changed
  1429.           as desired.  The name will be checked for proper DOS syntax and
  1430.           you will be warned if the file name you entered already exists. 
  1431.           If everything is okay your new file will be created and opened
  1432.           for use.
  1433.  
  1434.                 B.  Opening an Existing File
  1435.  
  1436.                 Just like using a filing cabinet, you have to open a file
  1437.           before you can see what's in it.  File/Open let's you open a file
  1438.           which has been previously created.
  1439.  
  1440.                 After you select this option you will be presented with a
  1441.           list of the WML files in the current directory.  Use the up and
  1442.           down arrow keys to highlight the file you wish to use, then press
  1443.           <Enter>.
  1444.  
  1445.  
  1446.                                          -18-
  1447.  
  1448.  
  1449.  
  1450.  
  1451.  
  1452.  
  1453.  
  1454.  
  1455.  
  1456.  
  1457.  
  1458.  
  1459.                                   What Mailing List?                                  __________________
  1460.  
  1461.  
  1462.  
  1463.                 Note that entries will be displayed and printed in the
  1464.           order indicated on the bottom status line.  To change the
  1465.           indexing sequence use the Index menu.
  1466.  
  1467.                 C.  Saving/Closing a File
  1468.  
  1469.                 WML saves your information every time you change something. 
  1470.           If you enter information and press the Esc key or click on a
  1471.           "Cancel" button with your mouse a message will warn you about
  1472.           losing any changes you have made.  The only danger comes with a
  1473.           power outage or anything else that causes WML to end improperly
  1474.           (such as pressing the reset button or Ctrl-Alt-Del).  However,
  1475.           even in this case the only thing you would lose are any changes
  1476.           to the entry displayed on the screen.  Just the same, it's safest
  1477.           to use File/Close when you will be away from your computer for a
  1478.           while.  That way if anything happens while you are away your
  1479.           information is saved.
  1480.  
  1481.                 There are two functions which cannot be performed on an
  1482.           open file:  Delete and Change.  If you want to erase the open
  1483.           file from the disk or change its description you must close it
  1484.           first.
  1485.  
  1486.                 D.  Deleting a File
  1487.  
  1488.                 The File/Delete function gives you a convenient way to
  1489.           remove files from your disk.  When you select this option you
  1490.           will get the same file list you see with the "Open" option.4 
  1491.           Highlight a file and press <Enter>, and the computer will read
  1492.           the name back to you (to be sure you picked the right one) and
  1493.           ask for permission to continue.  If you press <Enter> (or click
  1494.           on "Ok") then the file will be erased from the disk (along with
  1495.           it's indices).
  1496.  
  1497.                 E.  Changing a File's Name & Description
  1498.  
  1499.                 The File/Change option let's you enter a new DOS file name
  1500.           and/or a new description for any unopened mailing list file. 
  1501.           Once you choose this option you will see the file list.  Choose a
  1502.           file and the file name window will pop open.  Change anything you
  1503.           like and select "Ok" to save it.
  1504.  
  1505.  
  1506.  
  1507.                                         ____________________
  1508.  
  1509.                4    The list will not contain the name of the open file (if
  1510.                     any), only the files which are "put away."
  1511.  
  1512.                                          -19-
  1513.  
  1514.  
  1515.  
  1516.  
  1517.  
  1518.  
  1519.  
  1520.  
  1521.  
  1522.  
  1523.  
  1524.  
  1525.                                   What Mailing List?                                  __________________
  1526.  
  1527.  
  1528.  
  1529.                 F.  Transferring Files
  1530.  
  1531.                 To move a particular file between computers (say, a lap-top
  1532.           and desk-top) you will need to copy more than just the data file
  1533.           for proper operation.  A complete set of data consists of:
  1534.  
  1535.                 1. The data file (ending in WML)
  1536.                 2. The index files (ending in IX*)
  1537.                 3. The group definitions (files matching GROUPS.*)
  1538.  
  1539.                 You can re-create the index files if you do not copy them,
  1540.           but it is usually faster to copy them.  If the GROUPS files are
  1541.           missing you will not be able to select records by group nor will
  1542.           you be able to change or view the group settings.
  1543.  
  1544.                 The easiest way to be sure you have it all is to copy all
  1545.           of your data files using the Back-up option under the File menu. 
  1546.           Alternately, you can use the DOS copy command to copy the files
  1547.           outlined above.
  1548.  
  1549.                 To demonstrate, let's say you have several mailing list
  1550.           files and you only want to put one of them on a 3.5" floppy to
  1551.           use on your lap-top.  Let's call the list MYLIST and assume that
  1552.           your 3.5" disk drive is B:
  1553.  
  1554.                 1. Go to your WML directory (e.g., CD \WML)
  1555.                 2. COPY MYLIST.* B: to copy the data & index files
  1556.                 3. COPY GROUPS.* B: to copy the group definitions
  1557.  
  1558.                 G.  Making Back-up Copies of Your Files
  1559.  
  1560.                 Your computer is a machine and one day it will probably
  1561.           break down.  File/Back-up protects your information by making a
  1562.           copy of it on another disk.
  1563.  
  1564.                 You must have a formatted disk ready.  You can use the same
  1565.           back-up disk over and over again (the new copy will over-write
  1566.           the old one), but it is a good idea to alternate at least three
  1567.           back-up copies just in case there is a problem (such as a power
  1568.           outage) while you are creating a back-up; in this case if the
  1569.           computer crashed and the back-up was incomplete you would still
  1570.           have two other back-up copies on which to rely.  When the work
  1571.           you've done since your last back-up would be heart-breaking to
  1572.           lose, it's time to make another back-up.
  1573.  
  1574.                 Using compression software packs more information in less
  1575.           space (so you can use fewer floppy disks) but requires more
  1576.  
  1577.  
  1578.                                          -20-
  1579.  
  1580.  
  1581.  
  1582.  
  1583.  
  1584.  
  1585.  
  1586.  
  1587.  
  1588.  
  1589.  
  1590.  
  1591.                                   What Mailing List?                                  __________________
  1592.  
  1593.  
  1594.  
  1595.           memory (RAM).  The compression software WML is programmed to use
  1596.           and their memory requirements are as follows:
  1597.  
  1598.                 ARJ 2.41 needs at least 300k free
  1599.                 LHARC 2.13 needs at least 189k free
  1600.                 PKZip 2.04g needs at least 157k free
  1601.  
  1602.                 After you select File/Back-up a summary window pops open
  1603.           and a menu of methods will be presented, starting with "DOS Copy"
  1604.           and including each compression technique which is found on your
  1605.           computer (using your DOS PATH setting) and for which you have
  1606.           enough free memory.  Once you choose a method you are asked to
  1607.           enter the back-up destination (which is typically a floppy disk
  1608.           drive, such as A:, but you may decide to back-up to another hard
  1609.           disk, a network drive, etc.).  All WML data files will then be
  1610.           backed-up to the destination disk and directory using the method
  1611.           shown in the window.
  1612.  
  1613.                 H.  Restoring Files from a Back-up Copy
  1614.  
  1615.                 If you ever need to recover data files from a floppy disk
  1616.           you made using the File/Back-up command (above), just place the
  1617.           floppy disk in its drive and select File/Restore.  The first
  1618.           thing you will be asked is to specify the disk drive from which
  1619.           to restore files.  Once you highlight a drive and press ENTER the
  1620.           list of files on that disk will be shown - individual data files
  1621.           as well as any compressed archives.  Highlight each file you wish
  1622.           to restore and press the SpaceBar key; you will see an arrow
  1623.           appear next to each file as it is selected.  If you change your
  1624.           mind, just press the SpaceBar again and the arrow will go away,
  1625.           indicating that the file will not be restored.  Alternately, you
  1626.           may use the mouse and click the left button instead of using the
  1627.           arrow keys and SpaceBar.
  1628.  
  1629.                 Once you have selected all the files you wish to restore
  1630.           press the ENTER key or click on the "Ok" button with a mouse. 
  1631.           Each file will be copied into the current data directory.5  Any
  1632.           compressed archives being restored will automatically be
  1633.           expanded.
  1634.  
  1635.  
  1636.                                         ____________________
  1637.  
  1638.                5  The directory from which WML is started is considered the
  1639.           data  directory -  it is where  the data  files are  stored.  For
  1640.           example, if you are in the C:\WML\DATA directory and you  run WML
  1641.           from  there, then files will  be created in,  backed-up from, and
  1642.           restored to this directory.
  1643.  
  1644.                                          -21-
  1645.  
  1646.  
  1647.  
  1648.  
  1649.  
  1650.  
  1651.  
  1652.  
  1653.  
  1654.  
  1655.  
  1656.  
  1657.                                   What Mailing List?                                  __________________
  1658.  
  1659.  
  1660.  
  1661.                 I.  Formatting Floppy Disks
  1662.  
  1663.                 This option is for those times when you have decided to
  1664.           make a back-up copy of your data but don't have a formatted disk
  1665.           handy or want to re-format a disk to check for any bad spots. 
  1666.           File/Format Floppies lets you format a floppy disk to your
  1667.           computer's standard density without exiting WML.  By "standard
  1668.           density" I mean that if you have a high density drive you can
  1669.           only format high density disks (in other words, WML doesn't pass
  1670.           any parameters to DOS FORMAT).  There is an exception to this:
  1671.  
  1672.                 If you have What Floppy Format? (WFF.EXE) available                            ___________________
  1673.           somewhere in your DOS search path, WML will automatically access
  1674.           it for formatting floppy disks so you can format any kind of disk
  1675.           using FDFORMAT.  (You will receive a complimentary copy of the
  1676.           latest version of WFF with your WML registration.  FDFORMAT is a
  1677.           Freeware product by another author and can be found on my support
  1678.           BBSs.)
  1679.  
  1680.                 J.  Fixing Damaged Index Files (Re-Indexing)
  1681.  
  1682.                 Sometimes a data base's index files can be damaged.  This
  1683.           can typically happen with a power outage, resetting the computer
  1684.           (pressing Ctrl-Alt-Del or the Reset button) while running WML,
  1685.           etc.  Most often WML will detect a problem with the index files
  1686.           and correct it automatically, but there may be times when it
  1687.           cannot detect a problem.  If it ever seems like entries are
  1688.           missing from your files or the record counts are off, use the
  1689.           File/Re-Index option to re-build the indices and count the
  1690.           Selected, Bad, Omit, and Deleted entries for the open mailing
  1691.           list file.
  1692.  
  1693.                 K.  Removing Records Which Are Marked for Deletion
  1694.                     (Packing)
  1695.  
  1696.                 File/Pack is used to remove deleted records from the
  1697.           mailing list data base which is currently in use.  Entries which
  1698.           are marked for deletion remain in a mailing list file the file is
  1699.           Packed.  This can be handy if you accidentally mark a record for
  1700.           deletion because you can "un-mark" it; or you could use this
  1701.           feature to mark all the records you want to delete then review
  1702.           the records on the screen before actually packing the file.
  1703.  
  1704.                 L.  Importing Data from Other Software
  1705.  
  1706.                 File/Import allows you to read data from other files to
  1707.           become a part of the mailing list file you are using (the Open
  1708.  
  1709.  
  1710.                                          -22-
  1711.  
  1712.  
  1713.  
  1714.  
  1715.  
  1716.  
  1717.  
  1718.  
  1719.  
  1720.  
  1721.  
  1722.  
  1723.                                   What Mailing List?                                  __________________
  1724.  
  1725.  
  1726.  
  1727.           file, shown at the top of the screen).  Once you select import,
  1728.           you will be shown a menu of file types, including:
  1729.  
  1730.                 - ASCII file
  1731.                 - What Mailing List? 2.x file
  1732.                 - DBF file
  1733.                 - WordPerfect file
  1734.  
  1735.                 There are two items on the Preferences/Other screen which
  1736.           affect the way files are imported:  Import Duplicate Rule and
  1737.           Import Technique.  The former setting determines how duplicate
  1738.           entries will be handled, the latter determines how WML will
  1739.           handle missing data in the name and company name fields.  Refer
  1740.           to the Preferences section for more details about these two
  1741.           items.
  1742.  
  1743.                 While importing WML checks for a valid zip/postal codes. 
  1744.           If an entry contains a potentially bad code the entry is flagged
  1745.           as "Selected to print" so that you may easily review these
  1746.           entries after importing is completed.
  1747.  
  1748.                 Highlight the type of file you would like to import and
  1749.           press <Enter>.  Descriptions of each file type follow.
  1750.  
  1751.                     1. Importing ASCII files                       _____________________
  1752.  
  1753.                     An ASCII file must have commas delimiting each field
  1754.                 and one record per line (i.e., CR/LF or ASCII 13 10
  1755.                 terminates a record).  WML automatically detects NAD and
  1756.                 WML ASCII files and you can define the layout for any ASCII
  1757.                 file.
  1758.  
  1759.                     Once you have specified the ASCII file to import, WML
  1760.                 will show you two windows: 1) on the right, a window with
  1761.                 the names of each WML field, and 2) on the left, a window
  1762.                 showing the input file's fields which are assigned to the
  1763.                 highlighted WML field (initially "None").
  1764.  
  1765.                     Use the arrow keys to highlight a WML field then press
  1766.                 the F3 key.  A window showing the data from the first
  1767.                 record of the file will open, with each field on a separate
  1768.                 line.  Just highlight the field which belongs to the WML
  1769.                 field and press the <SpaceBar> - an arrow will appear
  1770.                 indicating that the field is chosen.  You may continue to
  1771.                 choose as many fields as you like; fields will be added
  1772.                 together with a space in-between.  Of course, the input
  1773.                 data may be truncated (cut) if a WML field is shorter than
  1774.                 the data coming in.
  1775.  
  1776.                                          -23-
  1777.  
  1778.  
  1779.  
  1780.  
  1781.  
  1782.  
  1783.  
  1784.  
  1785.  
  1786.  
  1787.  
  1788.  
  1789.                                   What Mailing List?                                  __________________
  1790.  
  1791.  
  1792.  
  1793.                     Once you have defined just how WML is to import the
  1794.                 ASCII file you may wish to save the set-up in case you ever
  1795.                 want to import this type of file again.  Just press the F7
  1796.                 key and enter a name for the definition.  If you press F9
  1797.                 without pressing F7 first, WML will ask if you want to save
  1798.                 the definition.
  1799.  
  1800.                     After you have saved definitions you can restore them
  1801.                 from disk using the F5 key.  When you press F5 WML will ask
  1802.                 for a directory name (unless you have a reason to do
  1803.                 otherwise, just press <Enter> to use WML's home directory). 
  1804.                 After you press <Enter> or click on "Ok" you will see a
  1805.                 list of available definition files (if any).  Highlight the
  1806.                 one you want and press <Enter>.
  1807.  
  1808.                     To view the definition of each WML field just press the
  1809.                 up and down arrow keys and watch the contents of the window
  1810.                 on the left - it will change to reflect the definition of
  1811.                 each field.
  1812.  
  1813.                     To clear the definition for a field press F3 to bring
  1814.                 up the list of input fields (you will see arrows
  1815.                 highlighting the chosen fields) and press the <Esc> key. 
  1816.                 Alternately you may highlight each input field and press
  1817.                 the <SpaceBar> to toggle the arrow on & off.
  1818.  
  1819.                     To begin importing, press the F9 key.
  1820.  
  1821.                     2. Importing WML files                       ___________________
  1822.  
  1823.                     This option is handy for consolidating several files
  1824.                 into one.  Just select File/Import/WML and you will see the
  1825.                 file list box.  Choose a file, then choose whether to
  1826.                 import all of the records or just those which are selected
  1827.                 for printing, and away it goes.  As usual, you will see a
  1828.                 progress graph and the record number count on the bottom
  1829.                 status line will be updated.
  1830.  
  1831.                     This is a handy way to separate a group of entries
  1832.                 which have grown too large.  For example, let's say you had
  1833.                 a list of clients grouped by occupation and one occupation
  1834.                 became so large that you wanted to put them in a separate
  1835.                 file.  You could select all of the records with that
  1836.                 particular group for printing.  Then, create a new file and
  1837.                 import the selected records.  Back in your old file you can
  1838.                 delete all of the selected records.  Now you have a new
  1839.                 file with just the records you want in it.
  1840.  
  1841.  
  1842.                                          -24-
  1843.  
  1844.  
  1845.  
  1846.  
  1847.  
  1848.  
  1849.  
  1850.  
  1851.  
  1852.  
  1853.  
  1854.  
  1855.                                   What Mailing List?                                  __________________
  1856.  
  1857.  
  1858.  
  1859.                     3. Importing DBF (dBase) files                       ___________________________
  1860.  
  1861.                     WML's DBF import can handle any file made by dBase III,
  1862.                 FoxBase, dB XL, dB Fast, QuickSilver, Clipper, or any other
  1863.                 dBase clone.  Many information organizers (including other
  1864.                 mailing list managers) use the DBF file format.  Chances
  1865.                 are, if the file ends in DBF you can import it into WML.
  1866.  
  1867.                     When you select this option from the menus you will be
  1868.                 asked to enter a file specification and "*.DBF" will be the
  1869.                 default answer.  Type the name of the DBF file you want to
  1870.                 import or use the DOS wildcards to scan a file list.  For
  1871.                 example, you might type "C:\DBASE\*.DBF" to see a list of
  1872.                 files in that directory or you might type the whole file
  1873.                 name something like, "C:\DBASE\MYFILE.DBF".
  1874.  
  1875.                     Once the DBF file is established you will see two
  1876.                 windows with field names.  On the right are the WML field
  1877.                 names.  On the left are some or all of the DBF field names
  1878.                 for the file to be imported.
  1879.  
  1880.                     Once you have specified the DBF file to import, WML
  1881.                 will show you two windows: 1) on the right, a window with
  1882.                 the names of each WML field, and 2) on the left, a window
  1883.                 showing the input file's fields which are assigned to the
  1884.                 highlighted WML field (initially "None").
  1885.  
  1886.                     Use the arrow keys to highlight a WML field then press
  1887.                 the F3 key.  A window showing the list of input fields will
  1888.                 open.  Just highlight the input field which belongs to the
  1889.                 WML field and press the <SpaceBar> - an arrow will appear
  1890.                 indicating that the input field is chosen.  You may
  1891.                 continue to choose as many fields as you like - they will
  1892.                 be added together with a space in-between.  Of course, the
  1893.                 input data may be truncated (cut) if a WML field is shorter
  1894.                 than the data coming in.
  1895.  
  1896.                     Once you have defined just how WML should import the
  1897.                 DBF file you may wish to save the set-up in case you ever
  1898.                 want to import a file with the same field names again. 
  1899.                 Just press the F7 key and enter a name for the definition. 
  1900.                 Unless you have reason to do otherwise, there is no need to
  1901.                 enter a drive or path name.  If you press F9 without
  1902.                 pressing F7 first, WML will ask if you want to save the
  1903.                 definition.
  1904.  
  1905.                     After you have saved definitions you can restore them
  1906.                 from disk using the F5 key.  When you press F5 WML will ask
  1907.  
  1908.                                          -25-
  1909.  
  1910.  
  1911.  
  1912.  
  1913.  
  1914.  
  1915.  
  1916.  
  1917.  
  1918.  
  1919.  
  1920.  
  1921.                                   What Mailing List?                                  __________________
  1922.  
  1923.  
  1924.  
  1925.                 for a directory name (unless you have a reason to do
  1926.                 otherwise, just press ENTER to use WML's home directory). 
  1927.                 After you press ENTER or click on "Ok" you will see a list
  1928.                 of available definition files (if any).  Highlight the one
  1929.                 you want and press ENTER.
  1930.  
  1931.                     To view the definition of each WML field just press the
  1932.                 up and down arrow keys and watch the contents of the window
  1933.                 on the left - it will change to reflect the definition of
  1934.                 each field.
  1935.  
  1936.                     To clear the definition for a field press F3 to bring
  1937.                 up the list of input fields (you will see arrows
  1938.                 highlighting the chosen fields) and press the <Esc> key. 
  1939.                 Alternately you may highlight each input field and press
  1940.                 the <SpaceBar> to toggle the arrow on & off.
  1941.  
  1942.                     To begin importing press the F9 key.
  1943.  
  1944.                     4. Importing Dr. Data Label files                       ______________________________
  1945.  
  1946.                     If you have been using the mailing list package, Dr.
  1947.                 Data Label, you can easily import your mailing lists into
  1948.                 WML.  DDLabel, as well as many other mailing list packages,
  1949.                 uses a dBase-compatible file structure.  To import these
  1950.                 files just select the dBase DBF file import option and
  1951.                 enter the path to your DDLabel files (e.g.,
  1952.                 C:\DDLABEL\*.DBF, or you may enter the entire file name
  1953.                 such as C:\DDLABEL\MYFILE.DBF).
  1954.  
  1955.                     Once you have entered the file name correctly and you
  1956.                 see the import definition screen, just press the F5 (Load)
  1957.                 key.  WML will ask you for the name of your import
  1958.                 definition; enter the name DDLABEL.  That's all there is to
  1959.                 it.  Just press the F9 key to begin importing.
  1960.  
  1961.                     For a more detailed description of the options on the
  1962.                 dBase/DBF import screen refer to the preceding section,
  1963.                 "Importing dBase/DBF Files."
  1964.  
  1965.                     5. Importing WordPerfect files                       ___________________________
  1966.  
  1967.                     You can import WordPerfect mail merge files into WML
  1968.                 using this function.  Once you have specified the file to
  1969.                 import, WML will show you two windows: 1) on the right, a
  1970.                 window with the names of each WML field, and 2) on the
  1971.                 left, a window showing the input file's fields which are
  1972.                 assigned to the highlighted WML field (initially "None").
  1973.  
  1974.                                          -26-
  1975.  
  1976.  
  1977.  
  1978.  
  1979.  
  1980.  
  1981.  
  1982.  
  1983.  
  1984.  
  1985.  
  1986.  
  1987.                                   What Mailing List?                                  __________________
  1988.  
  1989.  
  1990.  
  1991.                     Use the arrow keys to highlight a WML field then press
  1992.                 the F3 key.  A window will open showing the data from the
  1993.                 first record of the file with each field on a separate
  1994.                 line.  If you are importing a WordPerfect 5.1 file which
  1995.                 contains field names, then these names will appear in the
  1996.                 window.  Highlight a field which you want placed in the WML
  1997.                 field and press the <SpaceBar> - an arrow will appear
  1998.                 indicating that the field is chosen.  You may continue to
  1999.                 choose as many fields as you like; fields will be added
  2000.                 together with a space in-between.  If you define more data
  2001.                 than a WML field can hold it will be truncated (i.e.,
  2002.                 chopped off).
  2003.  
  2004.                     Once you have defined how WML is to import the
  2005.                 WordPerfect file you may wish to save the set-up in case
  2006.                 you ever want to import this type of file again.  Just
  2007.                 press the F7 key and enter a name for the definition.  If
  2008.                 you press F9 without pressing F7 first, WML will ask if you
  2009.                 want to save the definition.
  2010.  
  2011.                     When you want to re-use an import definition you can
  2012.                 restore it from disk using the F5 key.  When you press F5
  2013.                 WML will ask for a directory name (unless you have a reason
  2014.                 to do otherwise, just press <Enter> to use WML's home
  2015.                 directory).  After you press <Enter> or click on "Ok" you
  2016.                 will see a list of available definition files (if any). 
  2017.                 Highlight the one you want and press <Enter>.
  2018.  
  2019.                     To view the definition of each WML field just press the
  2020.                 up and down arrow keys and watch the contents of the window
  2021.                 on the left - it will change to reflect the definition of
  2022.                 each field.
  2023.  
  2024.                     To clear the definition for a field press F3 to bring
  2025.                 up the list of input fields (you will see arrows
  2026.                 highlighting the chosen fields) and press the <Esc> key. 
  2027.                 Alternately you may highlight each input field and press
  2028.                 the <SpaceBar> to toggle the arrow on & off.
  2029.  
  2030.                     To begin importing, press the F9 key.
  2031.  
  2032.                     6. Grouping imported entries                       _________________________
  2033.  
  2034.                     When importing a data base from another application you
  2035.                 may have some type of grouping code which you would like
  2036.                 WML to use in grouping entries.  This can be accomplished
  2037.                 quite easily.
  2038.  
  2039.  
  2040.                                          -27-
  2041.  
  2042.  
  2043.  
  2044.  
  2045.  
  2046.  
  2047.  
  2048.  
  2049.  
  2050.  
  2051.  
  2052.  
  2053.                                   What Mailing List?                                  __________________
  2054.  
  2055.  
  2056.  
  2057.                     First, import the file into a WML file, assigning the
  2058.                 code field from the imported file to a comment line.  Then
  2059.                 use the Print/Select/Query menu to select entries based on
  2060.                 the contents of the comment line using the Phrase sub-menu. 
  2061.                 Finally, use the Actions sub-menu to assign all selected
  2062.                 records to the group of your choice.
  2063.  
  2064.                     For example, let's say you had a list of people who
  2065.                 were either members, contributors, staff, or volunteers for
  2066.                 an organization, and assume that each entry had a field (or
  2067.                 line) which contained a code such as MEM for members, CON
  2068.                 for contributors, etc.  When this file is imported you
  2069.                 would define the field containing the code to a comment
  2070.                 line, thus placing the codes in the comments of each entry.
  2071.  
  2072.                     After the file is imported into WML you would access
  2073.                 the Print/Select/Query menu and use the Phrase sub-menu to
  2074.                 select records which contained an "MEM" in the comment
  2075.                 line.  Next, go to the Actions sub-menu and choose the
  2076.                 Reset Selected to Groups option; WML will present the list
  2077.                 of defined groups.  Assuming there is a group called
  2078.                 "Members" you would select that group and press the F7 key. 
  2079.                 WML would then assign all of these records to that group. 
  2080.                 Then you could use the All/Clear option to clear the
  2081.                 selection and return to the Phrase sub-menu to select the
  2082.                 next group of entries.
  2083.  
  2084.                 M.  Exporting Data to Other Applications
  2085.  
  2086.                 File/Export allows you to write data to a file in a
  2087.           different format.  Once you select export, you will be shown a
  2088.           menu of file types:
  2089.  
  2090.                 - ASCII, comma-delimited
  2091.                 - ASCII, fixed field lengths
  2092.                 - ASCII, Ventura Publisher
  2093.                 - Mail Merge, Microsoft Word
  2094.                 - Mail Merge, WordPerfect
  2095.  
  2096.                 Highlight the type of file you would like to import and
  2097.           press <Enter>.  Next you will be asked whether you would like to
  2098.           export all of the entries in the file, just the domestic entries
  2099.           (U.S. or Canada, depending on your country setting), or just the
  2100.           entries which are selected for printing.  Highlight your choice
  2101.           and press <Enter> and the export file will be created.
  2102.  
  2103.  
  2104.  
  2105.  
  2106.                                          -28-
  2107.  
  2108.  
  2109.  
  2110.  
  2111.  
  2112.  
  2113.  
  2114.  
  2115.  
  2116.  
  2117.  
  2118.  
  2119.                                   What Mailing List?                                  __________________
  2120.  
  2121.  
  2122.  
  2123.                     1. ASCII, comma-delimited                       ______________________
  2124.  
  2125.                     This creates an ASCII (text) file which contains
  2126.                 personal name, company name, and address lines.  Each field
  2127.                 is enclosed in quotation marks and a comma separates each
  2128.                 field.  Carriage return & line feed codes (decimal codes 13
  2129.                 and 10) end each record (i.e., there is one complete entry
  2130.                 (record) per line).
  2131.  
  2132.                     2. ASCII, fixed field length                       _________________________
  2133.  
  2134.                     This creates an ASCII file in which the fields are
  2135.                 padded to their full length.  For example, if the company
  2136.                 name is "ABC, Inc." it will have 26 spaces following the
  2137.                 name since the company name field has room for 35
  2138.                 characters.  Carriage return & line feed codes (decimal
  2139.                 codes 13 and 10) end each record.  This is the file format
  2140.                 required by the U.S. Post Office in order to check your
  2141.                 files for correct address & 9-digit zip codes.
  2142.  
  2143.                     Note: If your country setting is "USA only" then the
  2144.                 State field will be a length of two, otherwise it will be a
  2145.                 length of 15.
  2146.  
  2147.                     3. Ventura Publisher                       _________________
  2148.  
  2149.                     This is an ASCII text file with a "TXT" extension which
  2150.                 can be loaded into a Ventura Publisher chapter file.  Each
  2151.                 line of the data begins with an "at" sign (@), the name of
  2152.                 the field, a space, an equal sign (=), another space, and
  2153.                 then the data.  For example:
  2154.  
  2155.                     @NAME = John Q. Public
  2156.                     @COMPANY = ABC Company
  2157.                     @ADDRESS = 123 Main Street
  2158.                     @ADDRESS = Suite 102
  2159.                     @CSZ = Anytown, CO 81000
  2160.                     @COUNTRY = USA
  2161.  
  2162.                     Lines are double-spaced in the file since this is how
  2163.                 VP determines end-of-paragraph in an ASCII file.  Each
  2164.                 field type is a paragraph tag so you can define the font
  2165.                 and formatting characteristics for each field.  When you
  2166.                 load the file (using Load Text/Graphic) into a VP chapter
  2167.                 and select the paragraph tool, you will see the field names
  2168.                 in the paragraph tags window.
  2169.  
  2170.  
  2171.  
  2172.                                          -29-
  2173.  
  2174.  
  2175.  
  2176.  
  2177.  
  2178.  
  2179.  
  2180.  
  2181.  
  2182.  
  2183.  
  2184.  
  2185.                                   What Mailing List?                                  __________________
  2186.  
  2187.  
  2188.  
  2189.                     4. WordPerfect Merge                       _________________
  2190.  
  2191.                     First you will be asked for a file name for the
  2192.                 exported data.  Enter the full file name you wish to use,
  2193.                 including drive and path if necessary.  Once you finish
  2194.                 with this function you will have an ASCII file which
  2195.                 contains WordPerfect's merge codes.  To prepare the file
  2196.                 for use, start WordPerfect and import the ASCII file (Ctrl-
  2197.                 F5, 1, 2).  This is all you need do for WordPerfect 4.2
  2198.                 through 5.0.
  2199.  
  2200.                     If you are using version 5.1 you will have to create a
  2201.                 "header" line at the top of the file which identifies each
  2202.                 of the fields by a name.  You do this by pressing Shift-F9,
  2203.                 "M" (more), then select FIELD NAMES from the scrolling
  2204.                 menu.  You can use whatever field names you want but you
  2205.                 must enter eight field names so that each WML field has a
  2206.                 name associated with it.
  2207.  
  2208.                     5. Microsoft Word Merge                       ____________________
  2209.  
  2210.                     Just like with the WordPerfect Merge file, this option
  2211.                 will make you an ASCII file which is in Word's merge
  2212.                 format.  I don't use Word, but in testing the mail merge
  2213.                 operation I found that no special preparation was needed to
  2214.                 use the file.
  2215.  
  2216.                 N.  Querying & Selecting Entries to Print
  2217.  
  2218.                 Choosing this option under the File menu brings forth a
  2219.           whole new pull-down menu which lets you select or clear the
  2220.           records you wish to print and print labels/envelopes/etc.
  2221.  
  2222.                 Under the Print sub-menu are options to print and exit back
  2223.           to the top menu.  Before printing you must first select the
  2224.           records to be printed, so I'll go through the select/query
  2225.           options first then the printing options later.
  2226.  
  2227.                     1. Selecting entries to be printed                       _______________________________
  2228.  
  2229.                     Notice that the second item on the status line at the
  2230.                 bottom of your screen shows the number of entries which are
  2231.                 selected to print.  This number will change as you use the
  2232.                 options on this sub-menu.
  2233.  
  2234.                 "All" lets you mark or un-mark all records in the data
  2235.                     base.
  2236.  
  2237.  
  2238.                                          -30-
  2239.  
  2240.  
  2241.  
  2242.  
  2243.  
  2244.  
  2245.  
  2246.  
  2247.  
  2248.  
  2249.  
  2250.  
  2251.                                   What Mailing List?                                  __________________
  2252.  
  2253.  
  2254.  
  2255.                 "Group" lets you select or clear records according to the
  2256.                     groups to which they belong.
  2257.                 "Date/New" will mark or un-mark records which have never
  2258.                     been printed (i.e., the number of last mail date = 0). 
  2259.                     "Date/by Date" will select or clear records based on a
  2260.                     specific date you provide.
  2261.                 "Individual/All" will allow you to scan the entire data
  2262.                     base, marking and un-marking records one at a time. If
  2263.                     you try to Select an entry which is flagged as Bad or
  2264.                     Omit WML will offer to clear the flags for you. 
  2265.                     "Individual/Selected" will only show those entries
  2266.                     which are currently selected, and "Individual/Deleted"
  2267.                     will only show those entries which are flagged for
  2268.                     deletion.
  2269.                 City and State/Province options let you select or clear
  2270.                     entries based on exact matches in these fields.
  2271.                 Zip lets you select or clear entries based on a zip or
  2272.                     postal code range.
  2273.  
  2274.                     2. Acting upon selected entries                       ____________________________
  2275.  
  2276.                     The "Action" sub-menu lets you perform actions on the
  2277.                 entries which are selected for printing.
  2278.  
  2279.                 1.  Reset selected to group(s) will change the group
  2280.                     setting for all selected records to the group(s) you
  2281.                     choose.
  2282.                 2.  Add group(s) to selected will add the group(s) you
  2283.                     choose to the selected records, without changing the
  2284.                     groups to which the entries already belong.
  2285.                 3.  Mark selected for deletion will set the Delete flag for
  2286.                     the selected entries.
  2287.                 4.  Clear Delete flag of selected will turn off the Delete
  2288.                     flag for the selected entries.
  2289.                 5.  Omit selected from mailings will turn on the Omit flag
  2290.                     for the selected entries.  Since Omitted records can't
  2291.                     be selected for printing, this also turns off the
  2292.                     Select flag, resulting in zero entries being selected
  2293.                     for printing.
  2294.                 6.  Clear all Omit flags will clear the Omit flag for |all|
  2295.                     entries in the file.
  2296.                 7.  Set selected to a date let's you change the Times
  2297.                     Mailed and Last Mail Date of the selected entries. This
  2298.                     is handy for those times when you print a list but then
  2299.                     don't actually mail to the people until a later date.
  2300.                 8.  Make selected 'Never mailed' clears the Times Mailed
  2301.                     and Last Mail Date fields. This is handy if you print a
  2302.  
  2303.  
  2304.                                          -31-
  2305.  
  2306.  
  2307.  
  2308.  
  2309.  
  2310.  
  2311.  
  2312.  
  2313.  
  2314.  
  2315.  
  2316.  
  2317.                                   What Mailing List?                                  __________________
  2318.  
  2319.  
  2320.  
  2321.                     list and update these fields, then are unable to use
  2322.                     the labels and need to print them again.
  2323.  
  2324.                     Remember that entries marked for deletion are not
  2325.                 removed from the file until you use the File/Pack option.
  2326.  
  2327.                     3. Query examples                       ______________
  2328.  
  2329.                     WML's Query may seem limited at first glance, but it is
  2330.                 actually quite comprehensive.  At the time of this writing
  2331.                 I found myself thinking that WML couldn't do a certain type
  2332.                 of query and then realizing that it could, so I think some
  2333.                 examples are in order.
  2334.  
  2335.                     Let's say you have two groups defined in a mailing
  2336.                 list: Team A and Team B.  Of the entries on file, some are
  2337.                 part of Team A, some Team B, and some are both.
  2338.  
  2339.                     Now, let's say you want to send a mailing to all Team A
  2340.                 members.  First you may want to choose All/Clear to clear
  2341.                 any existing selection, then you would choose Groups/Select
  2342.                 and flag the group Team A in the Groups Window.
  2343.  
  2344.                     For another mailing you want to include all members of
  2345.                 Team B who are not members of Team A.  First, clear any
  2346.                 existing selection.  Second, use Groups/Select to flag all
  2347.                 members of Team B.  Finally, use Groups/Clear to clear all
  2348.                 members of Team A from the selection.
  2349.  
  2350.                     For another mailing you may want to include all members
  2351.                 of Team A who have not yet received a mailing.  Use the
  2352.                 Date/New option to select these.  Or you can use Date/by
  2353.                 Date to select members who last received a mailing on a
  2354.                 certain date.
  2355.  
  2356.                     Whatever you need to do, chances are WML will do it. 
  2357.                 If you can't figure out how to get what you want, please
  2358.                 let me know!
  2359.  
  2360.                 O.  Printing
  2361.  
  2362.                 Note:  You must define at least one printer and its fonts
  2363.                     on the Preferences/Printer screen before you can select
  2364.                     any printing options.  The U.S. Post Offices prefer 10
  2365.                     to 14 point Helvetica type (a.k.a. Swiss or Univers) or
  2366.                     another sans serif font (which means that it has no                            __________
  2367.                     tops or bases.  Times Roman & Dutch are serif fonts). 
  2368.                     The post office also has a hard time with italic type.
  2369.  
  2370.                                          -32-
  2371.  
  2372.  
  2373.  
  2374.  
  2375.  
  2376.  
  2377.  
  2378.  
  2379.  
  2380.  
  2381.  
  2382.  
  2383.                                   What Mailing List?                                  __________________
  2384.  
  2385.  
  2386.  
  2387.                     Some or all of the printing options on the "Print" sub-
  2388.                 menu may be "grayed-out" and unavailable for use depending
  2389.                 on certain conditions.  For example, if you have not
  2390.                 selected any entries for printing then all of the options
  2391.                 except for "Group List" and "Exit" will be gray and you
  2392.                 will not be able to select them.
  2393.  
  2394.                 Note:  The number of records which are selected for
  2395.                     printing appears on the status line at the bottom of
  2396.                     the screen.
  2397.  
  2398.                 Here is an overview of the sequence of events for printing:
  2399.  
  2400.                                        Print Menu
  2401.                                             |
  2402.                Group List  Phone Book   Envelopes      Labels      Zip Dist
  2403.                     |           |           |             |               |
  2404.                                               ------------------W h i c h   P r i n t e r ?----------------
  2405.                     |           |           |             |               |
  2406.                   Print       Print      Select        Select         Print
  2407.                                          return         label
  2408.                                          address        type
  2409.                                             |             |
  2410.                                           Print         Print
  2411.                                             |             |
  2412.                                             +  Update Times Mailed and
  2413.                                                    Last Mail Date
  2414.  
  2415.                     1.  11-digit Zip Codes                        __________________
  2416.  
  2417.                     The USPS's latest thing is an 11-digit zip code which
  2418.                 pinpoints the delivery location for an item.  The 11-digit
  2419.                 zip is made up of a 9-digit zip plus two extra digits and a
  2420.                 check-digit.6  These two extra digits are normally the
  2421.                 last two digits of the street address or Box, but there may
  2422.                 be exceptions, the reasons for which are known to the USPS. 
  2423.                 My guess is that there are very few, if any, exceptions at
  2424.                 this point, but the Post Office doesn't want to make a
  2425.                 guarantee in case things change.7
  2426.  
  2427.  
  2428.                                         ____________________
  2429.  
  2430.                6 The 12th digit of the extended zip code is calculated from
  2431.           the  other 11  zip code digits  and is  used by  OCR equipment to
  2432.           verify the accuracy of what they read.
  2433.  
  2434.                7 See USPS Publication 25, "Designing Business Letter Mail."
  2435.  
  2436.                                          -33-
  2437.  
  2438.  
  2439.  
  2440.  
  2441.  
  2442.  
  2443.  
  2444.  
  2445.  
  2446.  
  2447.  
  2448.  
  2449.                                   What Mailing List?                                  __________________
  2450.  
  2451.  
  2452.  
  2453.                     If the 9-digit zip is known but the extra two digits
  2454.                 are not known, WML will use the last two digits of the
  2455.                 address.8  On a bulk mailing, if this turns out to be
  2456.                 incorrect you will never know because bulk mailings are not
  2457.                 returned for bad addresses, but the post office tells me
  2458.                 that it won't have any effect beyond being undeliverable
  2459.                 (e.g., it won't affect your bulk permit or anything like
  2460.                 that).
  2461.  
  2462.                     The way to get the exact 11-digit zip codes for your
  2463.                 mailing list is to submit them to the post office or a
  2464.                 third-party service on disk and get zip code and address
  2465.                 corrections.  WML will very soon be able to make a disk to
  2466.                 submit and read correction from disk - coming soon!
  2467.  
  2468.                     2.  Other U.S. Postal Service considerations                        ________________________________________
  2469.  
  2470.                     One common thing you should know about addressing
  2471.                 envelopes: the U.S. post office delivers to the address
  2472.                 line which is just above the zip code.  If you have two
  2473.                 address lines (such as, "123 Anywhere Street" and "P.O. Box
  2474.                 17") the post office will send it to Box 17.  Some areas
  2475.                 (such as Paonia, Colorado) do not provide USPS to-your-door
  2476.                 delivery, so you may need two addresses: one for the USPS
  2477.                 and one for UPS or some other carrier.
  2478.  
  2479.                     3.  Group List                        __________
  2480.  
  2481.                     The Group List option lets you print a list of the
  2482.                 groups you have defined.  If you have two printers defined
  2483.                 you will be asked to choose the one to use.
  2484.  
  2485.                     Group List only appears if you have defined groups, and
  2486.                 does not update the times mailed or last mail date.
  2487.  
  2488.                     4.  Envelopes                        _________
  2489.  
  2490.                     If you defined two printers on the Preferences/Printers
  2491.                 screen you will first be asked on which printer you want to
  2492.                 print the envelopes.
  2493.  
  2494.                     Next, you will be given a menu of return addresses to
  2495.                 print on the envelopes.  Select "None" if you do not want
  2496.  
  2497.                                         ____________________
  2498.  
  2499.                8  You can  disable  this feature  on the  Preferences/Other
  2500.           Settings screen.
  2501.  
  2502.                                          -34-
  2503.  
  2504.  
  2505.  
  2506.  
  2507.  
  2508.  
  2509.  
  2510.  
  2511.  
  2512.  
  2513.  
  2514.  
  2515.                                   What Mailing List?                                  __________________
  2516.  
  2517.  
  2518.  
  2519.                 any return address to be printed or use the arrow keys to
  2520.                 highlight the one you want and press <Enter> to select it.
  2521.  
  2522.                     When printing on a PCL laser printer, any soft fonts
  2523.                 you defined (on the Preferences/Printers screen) will be
  2524.                 downloaded before printing.
  2525.  
  2526.                     Note: If you are using an impact printer and have set
  2527.                 the "Pause" field to "yes" then you will be prompted to
  2528.                 load each envelope and press <Enter> before the data is
  2529.                 sent to the printer.  All dot matrix printers, with a few
  2530.                 rare exceptions, have a sensor switch which detects when
  2531.                 the paper has run out.  Some dot matrix printers,
  2532.                 especially older models, stop printing when the paper moves
  2533.                 past the sensor, rather than printing to the bottom of the
  2534.                 form.  With envelopes this is a problem since the form is
  2535.                 very short (typically about 4.5-inches long) and you want
  2536.                 to print the return address about 2-inches from the bottom.
  2537.  
  2538.                     If your printer has this problem with single-fed
  2539.                 envelopes, one trick you can try is to put a business card
  2540.                 or other piece of paper against the sensor so it will print
  2541.                 to the bottom of the envelope.  This defeats the paper-out
  2542.                 sensor, though, so it's up to you to make sure everything
  2543.                 is okay.
  2544.  
  2545.                     After all envelope data has been sent to your printer
  2546.                 WML will ask if you want to update the Times Mailed and
  2547.                 Last Mail Date for the records printed. Answer by pressing
  2548.                 the <Enter> key for "Yes" or the Esc key for "No."
  2549.                 Answering "Yes" will change the Last Mail Date of the
  2550.                 selected entries to today's date and the Number of Times
  2551.                 Mailed field will be incremented by one.
  2552.  
  2553.                     A laser printer tip -- if the print density is uneven
  2554.                 try changing the left or top offsets (on the
  2555.                 Preferences/Define Envelopes screen) so all of the return
  2556.                 address is on a constant thickness of paper.  Laser
  2557.                 printers have trouble printing on uneven surfaces.  You
  2558.                 might also try using a different brand of envelope.  As far
  2559.                 as national brands go I have found that Meade recycled-
  2560.                 fibre "security" envelopes work very well, but the Stuart
  2561.                 Hall ones do not (too thick); Nobility recycled envelopes
  2562.                 have a flat sealing edge which is perfect for lasers.
  2563.  
  2564.                     During envelope printing you can press Esc to cancel
  2565.                 printing.
  2566.  
  2567.  
  2568.                                          -35-
  2569.  
  2570.  
  2571.  
  2572.  
  2573.  
  2574.  
  2575.  
  2576.  
  2577.  
  2578.  
  2579.  
  2580.  
  2581.                                   What Mailing List?                                  __________________
  2582.  
  2583.  
  2584.  
  2585.                     POSTNET (POSTal Numeric Encoding Technique) bar codes
  2586.                 can automatically be printed on envelopes and labels for
  2587.                 entries within the U.S.  To print bar codes use the
  2588.                 Preferences/Laser Labels and Preferences/Continuous Labels
  2589.                 screens and select the Bar Codes line (you will see a check
  2590.                 mark to the right of the line).
  2591.  
  2592.                     5.  Labels                        ______
  2593.  
  2594.                     If you defined two printers on the Preferences/Printers
  2595.                 screen you will first be asked on which printer you want to
  2596.                 print the labels.
  2597.  
  2598.                         For laser labels, you will be asked for the
  2599.                         specifications of your label sheet -- the number of
  2600.                         labels across and vertical distance between labels. 
  2601.                         You may also set the starting row & column, in case
  2602.                         you have a partially-used sheet of labels.  BE
  2603.                         AWARE that some laser printers may not handle
  2604.                         partially used label sheets well - check your
  2605.                         printer's manual.  It may be possible to ruin an
  2606.                         expensive drum if some labels were to come loose.
  2607.  
  2608.                         For impact printer labels, you will be given the
  2609.                         menu of label types from which to choose the one
  2610.                         you are using.
  2611.  
  2612.                     Note: During label printing you can press Esc to cancel
  2613.                 printing.
  2614.  
  2615.                     You can change the left offset for impact printers on
  2616.                 the Preferences/Label Types screen.  Some impact printers,
  2617.                 such as the NEC P5300, have the paper sensor a few inches
  2618.                 from the left margin.  If you use a narrow strip of labels,
  2619.                 such as the common 3.5 x 15/16 labels, the printer will not
  2620.                 "see" the labels and will, therefore, not print.
  2621.  
  2622.                     This is where the left offset comes in handy.  You can
  2623.                 set a left offset of, say, 1.5 inches, then load your
  2624.                 labels 1.5-inches from the left margin.
  2625.  
  2626.                     WML will print as much of a bar code as will fit on a
  2627.                 label.  Thus, you may see a 5-, 9-, or 11-digit bar code
  2628.                 printed, depending on the entry's zip code and the size of
  2629.                 the label.
  2630.  
  2631.                     To prevent wasting expensive laser label sheets, WML
  2632.                 stops at the end of the first sheet of labels and waits for
  2633.  
  2634.                                          -36-
  2635.  
  2636.  
  2637.  
  2638.  
  2639.  
  2640.  
  2641.  
  2642.  
  2643.  
  2644.  
  2645.  
  2646.  
  2647.                                   What Mailing List?                                  __________________
  2648.  
  2649.  
  2650.  
  2651.                 input from you so that you may check the printed output for
  2652.                 proper alignment.
  2653.  
  2654.                     6.  Phone Book                        __________
  2655.  
  2656.                     You can print the phone book on your dot matrix or
  2657.                 laser printer.  A 12cpi to 17cpi mono-spaced (fixed) font
  2658.                 will work best for the phone book, although the entries
  2659.                 themselves work quite well with proportional fonts.  If you
  2660.                 use a proportional font for the titles you will find that
  2661.                 the index at the top right of the page "floats."  Short of
  2662.                 figuring out how to do width tables, this was the best I
  2663.                 could come up with.  So just use Courier 12 or something
  2664.                 like that.  Experiment to find the best method to print the
  2665.                 phone book on your equipment.
  2666.  
  2667.                     The phone book will only include records which have
  2668.                 been selected for printing, and does not ask to update the
  2669.                 Times Mailed and Last Mail Date.  Entries without a phone
  2670.                 number will just show the name & address (no trailing dots
  2671.                 after the name).
  2672.  
  2673.                     7.  Zip/Postal Code Distribution List                        _________________________________
  2674.  
  2675.                     Here is a useful report for people who do bulk
  2676.                 mailings.  It shows each of the zip codes included in the
  2677.                 open file's Selected records along with a count of the
  2678.                 total number of entries in that zip/postal code.  U.S. zip
  2679.                 codes are classified by the 5-digit zip even if the entry
  2680.                 has a 9-digit zip.  When you print your bulk mailing, just
  2681.                 bring this report with you to the Post Office.  It is my
  2682.                 understanding that they will use the report rather than
  2683.                 count each envelope bundle by hand.
  2684.  
  2685.                     The Zip/Postal Code Distribution does not update the
  2686.                 times mailed or last mail date since it does not print any
  2687.                 entries.
  2688.  
  2689.  
  2690.           XII.  DATA ENTRY
  2691.  
  2692.                 This menu lets you enter data into a mailing list or define
  2693.           groups and abbreviations.
  2694.  
  2695.  
  2696.  
  2697.  
  2698.  
  2699.  
  2700.                                          -37-
  2701.  
  2702.  
  2703.  
  2704.  
  2705.  
  2706.  
  2707.  
  2708.  
  2709.  
  2710.  
  2711.  
  2712.  
  2713.                                   What Mailing List?                                  __________________
  2714.  
  2715.  
  2716.  
  2717.                 A.  Names
  2718.  
  2719.                 This is the main data entry screen of WML since it is where
  2720.           you enter and change your mailing list information.  You can only
  2721.           use this function when you have a mailing list file opened for
  2722.           use.  When you choose Names a window will open which has room for
  2723.           all of the information for a single entry.  If the open file has
  2724.           any entries the window will be filled with the first entry on
  2725.           file.  If the file is empty, a blank form will be displayed.
  2726.  
  2727.                 As you move through a mailing list file, a file position
  2728.           indicator on the right side of the screen will change to show you
  2729.           the displayed record's position in the file.  When you are
  2730.           entering a new record the indicator turns yellow (or bright white
  2731.           on a monochrome monitor) and is positioned at the bottom.
  2732.  
  2733.                     1.  Special keys and key combinations                        _________________________________
  2734.  
  2735.                     While on the Names screen there are several special
  2736.                 keys (such as PgDn) and key combinations (such as ^PgDn)
  2737.                 shown at the bottom of the screen.
  2738.  
  2739.                 PgDn    Move forward (down) through the file.  If you press
  2740.                         PgDn on the last record on file, What Mailing List?
  2741.                         will beep.
  2742.                 PgUp    Move backward (up) through the file.  If you press
  2743.                         PgUp on the first record on file, What Mailing
  2744.                         List? will beep.
  2745.                 ^PgDn   "Control-PageDown" -- hold down the key marked Ctrl
  2746.                         and press the PgDn key.  This tells WML to begin
  2747.                         adding new records.
  2748.                 ^Home   "Control-Home" -- moves to the first entry on file. 
  2749.                         Hold down the Ctrl key then press the Home key.
  2750.                 ^End    "Control-End" -- moves to the last entry on file. 
  2751.                         Hold down the Ctrl key then press the End key.
  2752.  
  2753.                     2.  Function keys (F-keys)                        ______________________
  2754.  
  2755.                     On the bottom of the screen you will see several
  2756.                 function keys defined.  Function keys are labelled "F1"
  2757.                 through "F10" along the left side of your keyboard, or "F1"
  2758.                 through "F12" along the top of your keyboard.
  2759.  
  2760.                     Some fields on the Names screen have different function
  2761.                 key definitions than others.  For example, pressing F1
  2762.                 while on the City field brings up a list of city names for
  2763.                 the entry's zip/postal code, while on the State/Prov field
  2764.                 it brings up a list of US States and Canadian Provinces,
  2765.  
  2766.                                          -38-
  2767.  
  2768.  
  2769.  
  2770.  
  2771.  
  2772.  
  2773.  
  2774.  
  2775.  
  2776.  
  2777.  
  2778.  
  2779.                                   What Mailing List?                                  __________________
  2780.  
  2781.  
  2782.  
  2783.                 and on all other fields it opens a help window, giving
  2784.                 information about the current field.
  2785.  
  2786.                     3.  Alt key combinations                        ____________________
  2787.  
  2788.                     On the right-hand side of the window you will notice
  2789.                 four toggles: Delete, Bad, Omit, and Select.  The first
  2790.                 letter of each option is highlighted to indicate the Alt-
  2791.                 key combination to use.
  2792.  
  2793.                     Example:  To toggle the delete flag hold down the <Alt>
  2794.                 key (like you would the <Shift> key) and press the letter
  2795.                 "D".
  2796.  
  2797.                     4.  Using filters                        _____________
  2798.  
  2799.                     A filter works just like its name implies: it allows
  2800.                 some things to "get through" while others are "blocked." 
  2801.                 WML has these filters: Selected, Deleted, Valid, and
  2802.                 Included.  One or more filters may be set at once.  If a
  2803.                 filter is selected then only records which match the
  2804.                 criteria at the time the filter is created will be
  2805.                 displayed; all others will not appear on the screen.
  2806.  
  2807.                     When entries within a filtered set are changed, those
  2808.                 records remain within the filtered set of records and WML
  2809.                 displays the "Filter" message (at the bottom right of the
  2810.                 screen) in low intensity to indicate a change has taken
  2811.                 place.  To illustrate, if you have the filter set to show
  2812.                 you only those records which are "Selected" for printing,
  2813.                 then you go to the Names screen and clear the Select flag
  2814.                 for a record, that record no longer "belongs" in the
  2815.                 filtered set.  However, WML leaves this entry in the
  2816.                 filtered set so you can review the changes you have made to
  2817.                 the records which were originally filtered.  It would be
  2818.                 more difficult to manipulate the entries in a filtered set
  2819.                 if they disappeared once you made a change which affected
  2820.                 their status.  For example, if you are reviewing entries
  2821.                 Selected for printing and every time you change the Select
  2822.                 status of an entry it disappears from the list you wouldn't
  2823.                 be able to see the ones you had decided not to print.
  2824.  
  2825.                     If you make changes to a filtered set of entries then
  2826.                 want WML to show an accurate representation of the filter
  2827.                 again, just turn the filter setting OFF then ON again.
  2828.  
  2829.                     As you use the PgUp and PgDn keys the display will jump
  2830.                 to the next or previous entry within the filtered set of
  2831.  
  2832.                                          -39-
  2833.  
  2834.  
  2835.  
  2836.  
  2837.  
  2838.  
  2839.  
  2840.  
  2841.  
  2842.  
  2843.  
  2844.  
  2845.                                   What Mailing List?                                  __________________
  2846.  
  2847.  
  2848.  
  2849.                 entries.  The F2 (Find) key will display only those
  2850.                 selections included in the filter.
  2851.  
  2852.                     If you want to reset the filtered list after changing
  2853.                 many records, just go to the Index menu and turn the filter
  2854.                 off and back on.
  2855.  
  2856.                     5.  Getting help (F1/Help)                        ______________________
  2857.  
  2858.                     When you see the "F1/Help" message at the bottom left
  2859.                 of your screen if means there is context-sensitive help
  2860.                 available for the field on which the cursor is sitting. 
  2861.                 Whether or not the message is displayed you can press the
  2862.                 "F1" key for help.  If there is no specific help for the
  2863.                 item you are on you will get the Help Index.
  2864.  
  2865.                     In the State/Province field pressing F1 brings up a
  2866.                 list of U.S. State and Canadian Province names from which
  2867.                 you may browse and select one.  The abbreviation for the
  2868.                 selected State or Province will be placed in the record.
  2869.  
  2870.                     6.  Locating an entry (F2/Find)                        ___________________________
  2871.  
  2872.                     Use this function key to navigate through your mailing
  2873.                 list.  F2/Find opens a window showing all of the entries on
  2874.                 file, one line per entry.  You can browse through the list
  2875.                 to jump directly to the entry you want.
  2876.  
  2877.                     You will notice new function keys at the bottom of the
  2878.                 screen while the Find function is active.  You can press a
  2879.                 letter or number to go directly to the index-key entry
  2880.                 beginning with that letter or number (if you are using the
  2881.                 Zip index press a "9" to jump to the first entry with a "9"
  2882.                 zip code; if you are using the Company Name index you could
  2883.                 press "K" to jump to the first company beginning with
  2884.                 "K")9.  Use the arrow and PgUp/PgDn/Home/End keys to move
  2885.                 around the list.  Press <Enter> to use the entry which is
  2886.                 highlighted.
  2887.  
  2888.  
  2889.                                         ____________________
  2890.  
  2891.                9    The  index is  determined by  the setting of  the Index
  2892.                     menu.  If the index is set to Address, then the entries
  2893.                     will be sorted by whatever is in the first address line
  2894.                     -- starting  with blanks,  then numbers,  then letters.
  2895.                     The  current index is  displayed on the  status line at
  2896.                     the bottom of the screen.
  2897.  
  2898.                                          -40-
  2899.  
  2900.  
  2901.  
  2902.  
  2903.  
  2904.  
  2905.  
  2906.  
  2907.  
  2908.  
  2909.  
  2910.  
  2911.                                   What Mailing List?                                  __________________
  2912.  
  2913.  
  2914.  
  2915.                     7.  Grouping entries together (F3/Group)                        ____________________________________
  2916.  
  2917.                     F3 opens a window showing all of the groups defined
  2918.                 with arrows next to ones to which this record belongs.  You
  2919.                 define groups by using the Data Entry/Groups screen
  2920.                 (defined below).  Basically, just highlight a group and
  2921.                 press <Enter>; the arrow will appear and disappear (toggle)
  2922.                 next to it -- an arrow means that the entry belongs to this
  2923.                 group.
  2924.  
  2925.                     When you press the F3/Group key a window appears
  2926.                 showing the groups defined.  Inside the window all of the
  2927.                 group descriptions for this mailing list file are displayed
  2928.                 (up to 255 groups).  You can move through the list using
  2929.                 the up/down arrow keys, the PgUp/PgDn keys, or by pressing
  2930.                 the first letter of the group description you wish to find. 
  2931.                 When a group is highlighted, press <Enter> to select it or
  2932.                 clear the selection.  Selected groups have an arrow to the
  2933.                 left of them.  When a group is Selected for an entry, it
  2934.                 means that this person or business is a part of that group. 
  2935.                 For example, if you have a group called "Christmas List"
  2936.                 you can Select this group for all people you want to be on
  2937.                 your Christmas list.
  2938.  
  2939.                     8.  Adding new records                        __________________
  2940.  
  2941.                     When you first use the Names screen on a new (empty)
  2942.                 file, WML will automatically place you in Add mode.  Once
  2943.                 the file has information, however, you are initially placed
  2944.                 in Edit mode (i.e., existing information is displayed for
  2945.                 you to view and/or change).
  2946.  
  2947.                     To add a new record to the file just press ^PgDn (hold
  2948.                 down the Ctrl key then press the PgDn key).  This places                         ____                    ____
  2949.                 you in Add mode.  You will see a blank data entry form and
  2950.                 the file position indicator will go to the bottom and turn
  2951.                 yellow (or bright white on a monochrome monitor).
  2952.  
  2953.                     While adding new records What Mailing List? checks for
  2954.                 duplicate names and addresses.  If you have duplicate
  2955.                 checking enabled (on the Preferences menu) you will see an
  2956.                 information window telling you about any duplicates and
  2957.                 asking permission to continue.  An entry must contain
  2958.                 something unique in personal and company name.  You can't
  2959.                 enter two records with the same personal names and company
  2960.                 name.  The only time I can think that you might need to
  2961.                 enter a duplicate is if the same person & company has two
  2962.                 offices.  I may figure out a way around this soon...
  2963.  
  2964.                                          -41-
  2965.  
  2966.  
  2967.  
  2968.  
  2969.  
  2970.  
  2971.  
  2972.  
  2973.  
  2974.  
  2975.  
  2976.  
  2977.                                   What Mailing List?                                  __________________
  2978.  
  2979.  
  2980.  
  2981.                     When you are finished entering new addresses you can
  2982.                 change modes in one of three ways:
  2983.  
  2984.                 1.  Press ESC on a blank form to return to the menu (if you
  2985.                     press ESC and have changed any information on the
  2986.                     screen you will be given a message and an opportunity
  2987.                     to save it -- don't worry)
  2988.                 2.  Press PgUp to move "up" to the existing records in the
  2989.                     file (i.e., switch to "change" mode)
  2990.                 3.  Press F2 (Find) to locate an existing record
  2991.  
  2992.                     To abandon new information (i.e., if you have started
  2993.                 entering something on the screen and decide you don't want
  2994.                 to save it), press the Esc key before you finish the                                               ______
  2995.                 screen.
  2996.  
  2997.                     9.  Changing existing records                        _________________________
  2998.  
  2999.                     While an existing record is displayed you can change
  3000.                 information, mark it for deletion, exclude it from being
  3001.                 printed, or mark it as being a bad address.
  3002.  
  3003.                     You can use your mouse to go to the field you want to
  3004.                 change or use the arrow keys to move around.  After you
  3005.                 have made changes just press F7 (Save), or press Esc
  3006.                 (Cancel) to abandon any changes you made.
  3007.  
  3008.                     10. Using the Delete/Omit/Bad Address/Select flags                        ______________________________________________
  3009.  
  3010.                     On the right side of the Names data entry window you
  3011.                 will notice four lines which have square brackets [ ] to
  3012.                 the left of them.  These are called flags (since they flag                                                    _____
  3013.                 a condition) or toggles (since they act like toggle                                _______
  3014.                 switches, being turned on and off).  If there is a check-
  3015.                 mark ( ) inside the brackets then this item is active/on,
  3016.                 otherwise it is not.  For example, if a check-mark is next
  3017.                 to the "Delete" flag then the record is marked for deletion
  3018.                 and will be removed from the file the next time it is
  3019.                 Packed.
  3020.  
  3021.                     You can set the toggles either with a mouse or the
  3022.                 keyboard.
  3023.                 * To use a mouse just place the mouse cursor anywhere on
  3024.                     the item you want to change and press the left button
  3025.                     twice (once to move to that spot on the screen, the
  3026.                     second time to toggle it).  The check-mark will turn on
  3027.                     and off as you click on the option.
  3028.  
  3029.  
  3030.                                          -42-
  3031.  
  3032.  
  3033.  
  3034.  
  3035.  
  3036.  
  3037.  
  3038.  
  3039.  
  3040.  
  3041.  
  3042.  
  3043.                                   What Mailing List?                                  __________________
  3044.  
  3045.  
  3046.  
  3047.                 * To use the keyboard just hold down the Alt key and press
  3048.                     the highlighted letter of the flag you wish to toggle
  3049.                     (e.g., Press Alt-D to toggle the Delete flag).
  3050.  
  3051.                     The Delete toggle indicates whether a record is to be
  3052.                 removed from the file the next time the File/Pack option is
  3053.                 used.  The Bad Address toggle indicates that the entry is a
  3054.                 bad address and should not be printed.  Likewise, Omit from
  3055.                 Mailings indicates an entry which should not be included in
  3056.                 print-outs (perhaps a customer who gives you bad checks, so
  3057.                 you don't want to waste postage on him).  Records marked
  3058.                 Bad or Omit cannot be Selected for printing.  The Select
  3059.                 flag indicates whether the entry is selected for printing. 
  3060.                 Only those entries which are selected for printing will
  3061.                 print.
  3062.  
  3063.                     11. Using Smart Zip                        _______________
  3064.  
  3065.                     Smart Zip is a feature which automatically enters the
  3066.                 City and/or State/Province for a given zip code or postal
  3067.                 code.  The State or Province will always be filled in for
  3068.                 you.  If the exact zip/postal code is on file10 the city
  3069.                 will also be filled in.  If the city is not on file you
  3070.                 will be asked to enter it; the next time you type that
  3071.                 zip/postal code the city and state/province will be filled
  3072.                 in automatically.
  3073.  
  3074.                     Some areas of the U.S. have more than one city served
  3075.                 by a post office.  For example, my post office (81428)
  3076.                 serves three towns (Paonia, Bowie, and Somerset).  If a zip
  3077.                 code has more than one city a window will pop open after
  3078.                 you enter the zip code in which all the available cities
  3079.                 are listed.  Use the up and down arrow keys to highlight
  3080.                 the one you want and press ENTER to select it.
  3081.  
  3082.                     12. Macros & Key Words                        __________________
  3083.  
  3084.                     Some mailing list packages use function key (F-key)
  3085.                 macros to save you typing and let you define "key words"
  3086.                 for entries.  This is a very handy feature, but it limits
  3087.                 you to the number of function keys on your keyboard.  What                                                                      ____
  3088.                 Mailing List? provides the same functionality but in a                _____________
  3089.                 slightly different and more flexible way.
  3090.  
  3091.                                         ____________________
  3092.  
  3093.                10 For  U.S. addresses only  the first 5  digits of the  zip
  3094.           code are used to identify the City and State.
  3095.  
  3096.                                          -43-
  3097.  
  3098.  
  3099.  
  3100.  
  3101.  
  3102.  
  3103.  
  3104.  
  3105.  
  3106.  
  3107.  
  3108.  
  3109.                                   What Mailing List?                                  __________________
  3110.  
  3111.  
  3112.  
  3113.                     The use of macros can be simulated using WML's
  3114.                 Abbreviations (described below).  A simple 1-5 letter
  3115.                 abbreviation can expand to whatever you need.  For example,
  3116.                 you can define an abbreviation "POB" which expands to the
  3117.                 full text, "P.O. Box" or even "Post Office Box."
  3118.  
  3119.                 Note:   Abbreviations are used on the address and
  3120.                         comments fields.
  3121.  
  3122.                     "Key words" are usually one or more short fields in
  3123.                 which you can put short key words (like "PRO" for
  3124.                 "Prospects", "XMAS" for "Christmas List", etc.).  WML gives
  3125.                 you two flexible ways of accomplishing this same goal
  3126.                 without cluttering the screen with extra fields:
  3127.  
  3128.                     1. Define group names into which your entries fit (such
  3129.                 as "Service companies," "Christmas list," etc.).  While
  3130.                 entering a new name or viewing an existing entry just press
  3131.                 the F3 key to pop-up the Groups window.  An entry can
  3132.                 belong to none or as many as 20 groups.  When you want to
  3133.                 print your Christmas list just use Print/Select/Query
  3134.                 (under the "File" menu, described above):  Under the
  3135.                 "Groups" menu choose the "Select" option.  You will see the
  3136.                 familiar pop-up window showing all group definitions. 
  3137.                 Select as many groups as you want then press F7.  All
  3138.                 entries in those group(s) are now selected to print.
  3139.  
  3140.                     2. Place key words or phrases in the comment lines. 
  3141.                 Let's say you had a customer list and in the comment lines
  3142.                 you liked to keep track of which computer equipment your
  3143.                 clients' own.  You might put things like XT, AT, 386,
  3144.                 Laser, Tape, VGA, DTP, etc. in your comments.  When you
  3145.                 want to mail a notice to all of your desktop publishing
  3146.                 clients ("DTP" people), just use Print/Select/Query (under
  3147.                 the "File" menu):  Under the "Phrase" menu choose the
  3148.                 "Select by phrase in comment" option; enter the key "DTP"
  3149.                 and press <Enter>.  All entries with "DTP" somewhere in the
  3150.                 comments are now selected to print.
  3151.  
  3152.                 B.  Groups
  3153.  
  3154.                     1.  What are groups?                        ________________
  3155.  
  3156.                 WML's Groups feature lets you organize your entries in ways
  3157.           which are sensible to you, rather than using short & cryptic
  3158.           codes.  You may define and change up to 255 group descriptions. 
  3159.           Grouping entries together makes it easy to select just the people
  3160.           you want for mailings.
  3161.  
  3162.                                          -44-
  3163.  
  3164.  
  3165.  
  3166.  
  3167.  
  3168.  
  3169.  
  3170.  
  3171.  
  3172.  
  3173.  
  3174.  
  3175.                                   What Mailing List?                                  __________________
  3176.  
  3177.  
  3178.  
  3179.                 For example, in your business you may want to distinguish
  3180.           people by whether they are current customers or prospects, or
  3181.           whether they purchased Product A, Product B, or Service C.  For
  3182.           example, John Jones and Arthur Smith have service contracts with
  3183.           you; Acme Drywall and Frank Smith purchased Product A from you. 
  3184.           If you want to send a mailing to all people who have service
  3185.           contracts, you might ask WML to Select for Printing those entries
  3186.           which belong to group "Service Contact".
  3187.  
  3188.                 Other examples of common group types are business types
  3189.           (automotive, general retail, attorney, etc.), and region
  3190.           definitions (northwest, west, southwest, etc.).
  3191.  
  3192.                 Note:  Groups are an optional part of each record.  An
  3193.           entry may belong to no groups at all, or it may belong to a
  3194.           maximum of 20 groups.
  3195.  
  3196.                     2.  Defining or changing groups                        ___________________________
  3197.  
  3198.                 Using the Data Entry/Groups screen is easy:  Use the Up and
  3199.           Down Arrows to highlight an existing group definition then press
  3200.           the <Enter> key to change the text (e.g., you may have misspelled
  3201.           a word and want to correct it or you may find a better way to
  3202.           describe a certain group).  Press the Ins (Insert) key to add a
  3203.           new group definition to the list.  Press the Del (Delete) key to
  3204.           delete (erase) a group definition.
  3205.  
  3206.           Note: When you include an entry in a group WML remembers the
  3207.                 record number of the group (rather than the descriptive
  3208.                 text).
  3209.                 *   If you change the description of a group, all entries
  3210.                     in all of your mailing lists will still belong to that
  3211.                     group.
  3212.                 *   If you delete a group, any entries which were part of
  3213.                     that group will remember the record number and then,
  3214.                     when you define a new group which uses that record
  3215.                     number, entries will be included in that group.  For
  3216.                     example, if you have a "Christmas List" group and you
  3217.                     delete it then add a new group called "Black List", all
  3218.                     of your "Christmas List" entries will now belong to the
  3219.                     "Black List" group.  The reason for this is that it
  3220.                     could be a very slow process to have WML search through
  3221.                     every mailing list file to remove a group codes from
  3222.                     all files -- if you had many large mailing lists it
  3223.                     could take minutes or hours to delete a group code.  A
  3224.                     way around this problem is to open each file and use
  3225.                     the File/re-Index option - this will remove any invalid
  3226.                     group references.
  3227.  
  3228.                                          -45-
  3229.  
  3230.  
  3231.  
  3232.  
  3233.  
  3234.  
  3235.  
  3236.  
  3237.  
  3238.  
  3239.  
  3240.  
  3241.                                   What Mailing List?                                  __________________
  3242.  
  3243.  
  3244.  
  3245.                 C.  Abbreviations (Macros)
  3246.  
  3247.                 This handy feature lets you define abbreviations to be used
  3248.           in entering your data.  This is the same concept as a macro. 
  3249.           Abbreviations will be used on the address, city, and comment
  3250.           lines of entries.
  3251.  
  3252.                 Use Ins/Del to insert and delete abbreviations, or use the
  3253.           Up/Down arrows to highlight and change existing abbreviations.
  3254.  
  3255.                 An abbreviation entry consists of an abbreviation and the
  3256.           full text for the abbreviation.  For example, an abbreviation
  3257.           might be "LA" and the full text "Los Angeles."  Any time you put
  3258.           "LA" on the city, first address line, or any of the comment lines
  3259.           it will be expanded to say "Los Angeles."
  3260.  
  3261.  
  3262.           XIII. INDICES & FILTERS: CONTROLLING THE SORTING SEQUENCE AND
  3263.                 VIEWING OF ENTRIES
  3264.  
  3265.                 This menu lets you change the order in which the entries in
  3266.           your mailing list are displayed and printed.  There are four
  3267.           indexing options and four filter options from which to choose:
  3268.  
  3269.                 1.  Name index - sorts entries by Surname plus First Name
  3270.                     plus Company Name.
  3271.                 2.  Company Name index - sorts entries by Company Name plus
  3272.                     Surname plus First Name.
  3273.                 3.  Address index - sorts entries by the first address line
  3274.                     plus Zip/Postal code plus Surname plus First Name plus
  3275.                     Company Name.
  3276.                 4.  Zip/Postal code index - sorts entries by zip/postal
  3277.                     code plus Surname plus First Name plus Company Name.
  3278.  
  3279.                 5.  Selected entries filter.  When activated (a dot appears
  3280.                     to the left), only entries which are selected for
  3281.                     printing will be displayed.  To state the reverse, any
  3282.                     records which are not selected for printing will seem
  3283.                     to be gone -- they will not show up on the screen nor
  3284.                     on the F2 (Find) window.
  3285.                 6.  Deleted entries filter.  When activated (a dot appears
  3286.                     to the left), only records which are marked for
  3287.                     deletion will show up on the Names data entry screen,
  3288.                     including the F2 (Find) window.
  3289.                 7.  Valid Addresses filter.  When activated (a dot appears
  3290.                     to the left), only records which have a complete
  3291.                     address will show up on the Names data entry screen,
  3292.                     including the F2 (Find) window.
  3293.  
  3294.                                          -46-
  3295.  
  3296.  
  3297.  
  3298.  
  3299.  
  3300.  
  3301.  
  3302.  
  3303.  
  3304.  
  3305.  
  3306.  
  3307.                                   What Mailing List?                                  __________________
  3308.  
  3309.  
  3310.  
  3311.                 8.  Included entries filter.  When activated (a dot appears
  3312.                     to the left), only records which can be included in
  3313.                     mailings (i.e., neither the Bad Address nor Exclude
  3314.                     From Mailings flags are set) will show up on the Names
  3315.                     data entry screen, including the F2 (Find) window.
  3316.  
  3317.  
  3318.                 A.  Changing the Index
  3319.  
  3320.                 The active index has a dot to the left of it.  To select a
  3321.           different index press the first letter of the index you would
  3322.           like to use or highlight it using the arrow keys then press
  3323.           ENTER.  Only one index can be active at a time.
  3324.  
  3325.                 When you select an index it immediately becomes active;
  3326.           there is no need to re-index your files or perform any other
  3327.           process.  You can instantly switch between the indices because
  3328.           WML maintains all four index files simultaneously.
  3329.  
  3330.                 B.  Filters
  3331.  
  3332.                 A filter is a way of limiting what you see, just like a
  3333.           camera filter.  This makes it easier to review certain entries,
  3334.           especially in very large mailing lists.
  3335.  
  3336.                     1.  Setting a filter                        ________________
  3337.  
  3338.                     Let's say you selected all records in Group A for
  3339.                 printing and then wanted to browse that list, eliminating a
  3340.                 few here and there to reach a goal of 75 mailings.  Just
  3341.                 use the Index menu to set the "Selected filter" ON (a dot
  3342.                 appears to the left when it is active).  You will see a bar
  3343.                 graph as the file is filtered (on smaller files it may fly
  3344.                 by so quickly you'll barely know it was there).  Then when
  3345.                 you go to the Data Entry/Names screen you will see the
  3346.                 first record on file which is selected for printing (which
  3347.                 may not necessarily be the first actual record on file).
  3348.  
  3349.                     Pressing the PgUp and PgDn keys will move you around in
  3350.                 the filtered list.  If you press the F2 (Find) key, the
  3351.                 window will contain only the filtered list.  It may seem as
  3352.                 if the other records are gone, but a look at the status
  3353.                 line at bottom of the screen will tell you that the number
  3354.                 of records in your file has not changed.
  3355.  
  3356.  
  3357.  
  3358.  
  3359.  
  3360.                                          -47-
  3361.  
  3362.  
  3363.  
  3364.  
  3365.  
  3366.  
  3367.  
  3368.  
  3369.  
  3370.  
  3371.  
  3372.  
  3373.                                   What Mailing List?                                  __________________
  3374.  
  3375.  
  3376.  
  3377.                     2.  Clearing a filter                        _________________
  3378.  
  3379.                     To clear a filter just select it again from the
  3380.                 Index/Filter menu.  Filters are toggles -- select once to
  3381.                 turn ON, again to turn OFF, again to turn ON, etc.
  3382.  
  3383.  
  3384.           XIV.  PREFERENCES
  3385.  
  3386.                 The Preferences menu contains options which help you
  3387.           customize the operation of WML and set necessary parameters, such
  3388.           as the type(s) of printer(s) you have.  Preferences are in two
  3389.           groupings on the menu, separated by a horizontal line.  The upper
  3390.           options are screens; the bottom two options are toggles (i.e.,
  3391.           they are either "on" or "off").  A dot next to any of the bottom
  3392.           three toggles indicates that it is "on."
  3393.  
  3394.                 Please check each Preferences screen before making full use
  3395.           of WML, otherwise something might seem wrong with the software
  3396.           whereas it is due to the set of conditions under which WML is
  3397.           operating.
  3398.  
  3399.                 A.  Setting Your Return Addresses
  3400.  
  3401.                 You can set up to two return addresses which you would like
  3402.           to print on laser envelopes.  Each address may contain up to five
  3403.           lines and can include punctuation - even quotation marks and
  3404.           commas.
  3405.  
  3406.                 When you are finished with this screen you can click on
  3407.           "Ok" to save the information and exit, "Cancel" to ignore any
  3408.           changes and exit, or use the keyboard keys F7 to save or Esc to
  3409.           cancel.
  3410.  
  3411.                 B.  Setting Envelope Size
  3412.  
  3413.                 I expect that most folks, like me, tend to use the same
  3414.           kind of envelope time and again, and it's probably a #10
  3415.           "business" envelope.  So I decided to keep this screen simple and
  3416.           just have a single definition for an envelope which can be
  3417.           changed from time to time, if necessary.
  3418.  
  3419.                 There are just three numbers to fill in:  The width of the
  3420.           envelope (left to right), the length (top to bottom), and the
  3421.           left margin for the return address.  Enter fractions of an inch
  3422.           as decimal figures (e.g., 1/2 is .5, 1/8 is .125, etc.).  The
  3423.           left margin adjustment can be negative or positive.  A negative
  3424.  
  3425.  
  3426.                                          -48-
  3427.  
  3428.  
  3429.  
  3430.  
  3431.  
  3432.  
  3433.  
  3434.  
  3435.  
  3436.  
  3437.  
  3438.  
  3439.                                   What Mailing List?                                  __________________
  3440.  
  3441.  
  3442.  
  3443.           number will move the return address to the left, a positive
  3444.           number will move it to the right.
  3445.  
  3446.                 C.  Selecting Continuous Label Types (for impact/dot matrix
  3447.                     printers)
  3448.  
  3449.                 WML is pre-configured for a few common label types, such as
  3450.           the ever-popular 1-across 3½-inch by 15/16-inch labels which are
  3451.           commonly sold in boxes of 5,000.  There are several undefined
  3452.           label types and you can change the pre-defined types to whatever
  3453.           you need.
  3454.  
  3455.                 First you will see the menu of label choices.  Highlight
  3456.           the one you want to change and press <Enter>.  A window will open
  3457.           showing the name of the label and all of the measurements.  Type
  3458.           a short name (such as "Mailing", "Shipping", "Disk", etc.) to
  3459.           indicate the type of label.  Enter the width of the actual label
  3460.           (i.e., how much room there is upon which to print), the vertical
  3461.           distance from the top of one label to the top of the next, the
  3462.           horizontal distance from the left side of one label to the left
  3463.           side of the next, and the number of labels across.
  3464.  
  3465.                 You can use the Up and Down Arrow keys to move between
  3466.           lines, or point and click with a mouse.  When you are finished
  3467.           click on "Ok" to save or "Cancel" to abandon any changes, or use
  3468.           the keyboard keys F7 to Save or Esc to cancel.
  3469.  
  3470.                 D.  Other Settings
  3471.  
  3472.                     1.  Mailing to various countries (Country setting)                        ______________________________________________
  3473.  
  3474.                     WML has been designed to validate data differently for
  3475.                 U.S., Canadian, and other (International) addresses.  By
  3476.                 using the proper country setting you will have the
  3477.                 following abilities and features:
  3478.  
  3479.                   The "U.S.A Only" setting will only allow numerical zip
  3480.                   codes in the format #####-######, telephone numbers in
  3481.                   the format (###) ###-####, dates in the format
  3482.                   MM/DD/YYYY, and state two-letter abbreviations.  If you
  3483.                   enter a full State name (properly spelled, of course) WML
  3484.                   will find its abbreviation for you.
  3485.  
  3486.                   The "Canada Only" setting allows postal codes only in the
  3487.                   format A#A #A# (where A is a letter and # is a number),
  3488.                   telephone numbers as (###) ###-####, dates in the format
  3489.                   DD-MM-YYYY, and province abbreviations.  If you enter a
  3490.  
  3491.  
  3492.                                          -49-
  3493.  
  3494.  
  3495.  
  3496.  
  3497.  
  3498.  
  3499.  
  3500.  
  3501.  
  3502.  
  3503.  
  3504.  
  3505.                                   What Mailing List?                                  __________________
  3506.  
  3507.  
  3508.  
  3509.                   full province name WML will find its abbreviation for
  3510.                   you.
  3511.  
  3512.                   The "U.S.A and Canada" and "Canada and U.S.A." settings
  3513.                   accept data in either of the formats mentioned above. 
  3514.                   Dates are presented in the format "## AAA ####".  For
  3515.                   example, "17 Sep 1992".
  3516.  
  3517.                   The "International" setting does the least "work" for
  3518.                   you: it does not format zip codes or telephone numbers
  3519.                   and does not look up state/province abbreviations. 
  3520.                   Everything you enter is treated as literal information. 
  3521.                   Dates are displayed in yyyy-mm-dd format.
  3522.  
  3523.                     2.  Directory display format                        ________________________
  3524.  
  3525.                     Some of the options under the File menu, such as Open
  3526.                 and Erase, display files on your disk.  You can choose one
  3527.                 of three ways to display these files:
  3528.  
  3529.                 1.  The DOS file name followed by the size, date, and
  3530.                     description
  3531.                 2.  The DOS file name only
  3532.                 3.  The description (long name) followed by the DOS file
  3533.                     name, size, and date.
  3534.  
  3535.                     WML sorts the files from left to right, so format #1
  3536.                 and #2 will be in the same order, but #3 will be sorted
  3537.                 according to the descriptions of each file.
  3538.  
  3539.                     3.  Alert tone                        __________
  3540.  
  3541.                     When some type of error or warning message is displayed
  3542.                 on the screen, you reach the end of a field, press a wrong
  3543.                 letter in a menu, etc., WML can alert you with one of three
  3544.                 sounds or you may select "No sound" for silent operation.
  3545.  
  3546.                     4.  Automatic 11-digit zip                        ______________________
  3547.  
  3548.                     If this feature is enabled then WML will figure out the
  3549.                 extended zip code for any address which has a 9-digit zip. 
  3550.                 According to the USPS this is normally accurate but there
  3551.                 may be exceptions.  When an envelope is pre-bar-coded it
  3552.                 seems to me that it goes coast-to-coast a day faster.  If
  3553.                 you are doing ordinary first class mailings having a bad
  3554.                 bar code would take away that one day advantage and maybe
  3555.                 even add a day for them to correct it.  If you are doing a
  3556.                 bulk mailing, an improper bar code is grounds for trash-
  3557.  
  3558.                                          -50-
  3559.  
  3560.  
  3561.  
  3562.  
  3563.  
  3564.  
  3565.  
  3566.  
  3567.  
  3568.  
  3569.  
  3570.  
  3571.                                   What Mailing List?                                  __________________
  3572.  
  3573.  
  3574.  
  3575.                 canning your mail - you'll never know about it (so you
  3576.                 can't correct the mistake), but it isn't otherwise a
  3577.                 problem.
  3578.  
  3579.                     Of course, it is best if your mailing list is entirely
  3580.                 accurate.  This is almost entirely impossible with large
  3581.                 lists, but you can get closer to that goal using the post
  3582.                 office and third-party vendors who can correct your lists
  3583.                 and provide the full 11-digit zip.  Ask your postmaster for
  3584.                 information about submitting a disk for free updating by
  3585.                 the post office.
  3586.  
  3587.                     The Post Office will verify a given mailing list file
  3588.                 only once - after that you will have to go to the C.A.S.
  3589.                 who provide the service for a fee.  If your mailing list
  3590.                 consists of local addresses, the Post Office's one-time
  3591.                 free service will probably be all you'll ever need.  If you
  3592.                 get your list verified then a year later you go after a new
  3593.                 market and create a new list, this new list is eligible for
  3594.                 the PO's free one-time service.  I'm really impressed that
  3595.                 such an excellent service is free of charge and that it is
  3596.                 beneficial to all parties.
  3597.  
  3598.                     5.  Incomplete addresses                        ____________________
  3599.  
  3600.                     The setting of this option determines whether
  3601.                 incomplete addresses will be printed.  An incomplete
  3602.                 address is one which is missing the street, city,
  3603.                 state/province, or zip/postal code.
  3604.  
  3605.                     If this field is set to "Print" then all Selected
  3606.                 entries will print.  If set to "Don't print" then Selected
  3607.                 entries which have incomplete address information will not
  3608.                 be printed.
  3609.  
  3610.                     6.  Import duplicate rule                        _____________________
  3611.  
  3612.                     This field determines how duplicate entries will be
  3613.                 handled when importing from another file.  There are four
  3614.                 settings for this field:  Update, Add, Ignore, and Ask Each
  3615.                 Time.  Whether an entry is considered a duplicate depends
  3616.                 on the duplicate checking options which are activated on
  3617.                 the Index menu (i.e., if Duplicate Name Checking is active
  3618.                 then WML will check for a duplicate personal name, etc.).
  3619.  
  3620.                     Setting this option to Update Duplicates will cause WML
  3621.                 to search for duplicate entries and, if found, the
  3622.                 information will be replaced with that from the import
  3623.  
  3624.                                          -51-
  3625.  
  3626.  
  3627.  
  3628.  
  3629.  
  3630.  
  3631.  
  3632.  
  3633.  
  3634.  
  3635.  
  3636.  
  3637.                                   What Mailing List?                                  __________________
  3638.  
  3639.  
  3640.  
  3641.                 file.  If a duplicate entry is not found, the record will
  3642.                 be added to the WML file.
  3643.  
  3644.                     Setting this option to Add Duplicates will cause WML to
  3645.                 add every record from the import file, not checking for
  3646.                 duplicates.  The Ignore Duplicates setting causes WML to
  3647.                 search for a duplicate entry and, if found, that record is
  3648.                 not imported (i.e., the original is left as is).
  3649.  
  3650.                     If you set this option to Ask Each Time a window will
  3651.                 pop open for every duplicate entry encountered, showing you
  3652.                 the entry in the WML file and asking whether you wish to
  3653.                 update, add, or ignore the imported record, or cancel the
  3654.                 importing process entirely.
  3655.  
  3656.                     7.  Import technique                        ________________
  3657.  
  3658.                     This setting determines how much WML will try to assist
  3659.                 you when importing a file which does not contain the same
  3660.                 name fields as WML.  For example, you may have a file which
  3661.                 contains a name field in which the first name and surname
  3662.                 are grouped together.  For the purpose of indexing it is
  3663.                 much more convenient for WML to have each component of a
  3664.                 person's name in a separate field, otherwise the entries
  3665.                 will be sorted by each person's first name.  Likewise, you
  3666.                 may have a file which contains a single Name field which
  3667.                 may contain a company name or a personal name.  It would
  3668.                 save a tremendous amount of re-entering if WML could
  3669.                 automatically adapt imported data, and that is precisely
  3670.                 what this setting is for.
  3671.  
  3672.                     When set to "Standard", WML will import fields as you
  3673.                 define them, without trying to figure anything out.  When
  3674.                 set to "Smart Name" WML will split a personal name into the
  3675.                 first name and surname components when necessary.  Setting
  3676.                 this option to "Smart Name > Company" will cause WML to
  3677.                 split the personal name components and also to check for
  3678.                 the possibility of a company name being in the personal
  3679.                 name field.  It does this by checking for certain key
  3680.                 characters - such as "Inc.", "Corporation", or an ampersand
  3681.                 (&) - which are unlikely to be part of anyone's personal
  3682.                 name.  Finally, the "Smart Name <> Company" setting will
  3683.                 attempt to move data in either direction: if it seems that
  3684.                 a personal name is in the company name field it will be
  3685.                 moved, and vice versa.
  3686.  
  3687.                     The more assistance WML attempts to provide, the
  3688.                 greater the chance that it will guess incorrectly (for
  3689.  
  3690.                                          -52-
  3691.  
  3692.  
  3693.  
  3694.  
  3695.  
  3696.  
  3697.  
  3698.  
  3699.  
  3700.  
  3701.  
  3702.  
  3703.                                   What Mailing List?                                  __________________
  3704.  
  3705.  
  3706.  
  3707.                 example, interpreting a company name like "Organic Computer
  3708.                 Wizardry" to be a personal name).  Furthermore, if you are
  3709.                 importing a file which only contains company names you
  3710.                 would not want WML to attempt to interpret the data any
  3711.                 differently.
  3712.  
  3713.                     Keep in mind that these settings only come into play if
  3714.                 some fields are missing data.  If you are importing a file
  3715.                 which contains first name, surname, and company name fields
  3716.                 then WML will simply copy the data as it is.
  3717.  
  3718.                     8.  Capitalize city field                        _____________________
  3719.  
  3720.                     The setting of this field determines how city names
  3721.                 will be entered from the keyboard on the Data Entry/Names
  3722.                 screen.  There are three settings:  All upper case,
  3723.                 Capitalize, and Leave as typed.
  3724.  
  3725.                     "All upper case" will accept only upper case letters
  3726.                 for the city name.  "Capitalize" will capitalize each word
  3727.                 of the city name, regardless of how you enter it (e.g.,
  3728.                 "LOS ANGELES" will change to "Los Angeles" and "McLean
  3729.                 city" will change to "Mclean City").  "Leave as typed" will
  3730.                 leave the name as you enter it.
  3731.  
  3732.                     9.  Adhere to USPS guidelines                        _________________________
  3733.  
  3734.                     This setting determines whether WML will force
  3735.                 compliance with U.S. Postal Service standards or will allow
  3736.                 a more traditional printing of address information.  The
  3737.                 USPS uses computers with optical character recognition
  3738.                 (OCR) to scan mail in an attempt to mechanically sort it
  3739.                 (that is, without human intervention).  For best accuracy
  3740.                 they prefer that the address information be printed in all
  3741.                 UPPER CASE letters without any punctuation.
  3742.  
  3743.                     If you set this field to "Enabled" all U.S. addresses
  3744.                 will be printed in UPPER CASE with symbols and punctuation
  3745.                 removed.  This setting does not affect the printing of
  3746.                 Canadian or International addresses.
  3747.  
  3748.                     10. Default 3rd phone description                        _____________________________
  3749.  
  3750.                     Every entry has room for three phone numbers: a main
  3751.                 number (typically a business/work phone), a FAX number, and
  3752.                 a third, "other" number.  The description of the third
  3753.                 phone number may be set differently for each entry.  When
  3754.                 you add a new entry to a mailing list the description of
  3755.  
  3756.                                          -53-
  3757.  
  3758.  
  3759.  
  3760.  
  3761.  
  3762.  
  3763.  
  3764.  
  3765.  
  3766.  
  3767.  
  3768.  
  3769.                                   What Mailing List?                                  __________________
  3770.  
  3771.  
  3772.  
  3773.                 the third phone number is set to the default description
  3774.                 found on this Preferences screen.
  3775.  
  3776.                 E.  Defining Printers
  3777.  
  3778.                 WML can use two printers, a laser and a dot matrix.  The
  3779.           laser can be used to print envelopes and laser labels.  The dot
  3780.           matrix can be used to print continuous labels.  Either printer
  3781.           can be used to print group lists and phone books.  Until you
  3782.           define your printer(s) and font(s) there will be a flashing
  3783.           message at the bottom of the screen and you will not be able to
  3784.           use the File/Print option.
  3785.  
  3786.                 The Printer definition window shows the current settings. 
  3787.           Use the arrow keys to move around, and press the F3 key to change
  3788.           anything.  For example, to set your dot matrix printer move the
  3789.           cursor to that line then press F3 and a menu of choices will
  3790.           appear.  Highlight your printer (or one compatible with it) and
  3791.           press <Enter>.  Then move down to the font definition and press
  3792.           F3 again.  Highlight your font selection and press <Enter>.  When
  3793.           you are finished, highlight the "Ok" button and press <Enter>. 
  3794.           Alternately, you can press F7 to save the screen and exit.
  3795.  
  3796.                     1.  PCL (laser & deskjet) printer soft fonts                        ________________________________________
  3797.  
  3798.                     You will need landscape (SFL) fonts for envelopes and
  3799.                 portrait (SFP) fonts for everything else.  You decide which
  3800.                 fonts to use once -- on the Preferences/Printers screen --
  3801.                 and, from then on, WML automatically uses these choices.
  3802.  
  3803.                     Consider an example: When you set the font for the
  3804.                 envelope return address you may choose any of your
  3805.                 printer's built-in fonts or a soft font.  If you select the
  3806.                 first item in the font list, "Select a soft font," you will
  3807.                 first be asked for the drive and/or path containing the
  3808.                 files.  The last directory you used will be the default.
  3809.  
  3810.                     After you enter a correct path you will be shown a list
  3811.                 of the landscape soft font files (*.SFL) in that directory. 
  3812.                 Use the arrow keys and PgUp/PgDn keys to move around,
  3813.                 highlight the one you want, and press <Enter>.  The soft
  3814.                 font file name will now be shown on the screen.
  3815.  
  3816.                     2.  Scalable fonts                        ______________
  3817.  
  3818.                     A scalable font is a single font (e.g., CG Times,
  3819.                 Helvetica, etc.) which can be printed in practically any
  3820.                 size.  I have yet to see how a scalable soft font works and                                                        ____
  3821.  
  3822.                                          -54-
  3823.  
  3824.  
  3825.  
  3826.  
  3827.  
  3828.  
  3829.  
  3830.  
  3831.  
  3832.  
  3833.  
  3834.  
  3835.                                   What Mailing List?                                  __________________
  3836.  
  3837.  
  3838.  
  3839.                 I have no idea how one would work with WML (try it and see)
  3840.                 (then tell me!).
  3841.  
  3842.                     Printers like the H-P LaserJet III and IV have scalable
  3843.                 fonts built in.  This means you can pick a font, such as
  3844.                 Univers, and print in practically any size you want.
  3845.  
  3846.                     When you select a scalable font WML will prompt you for
  3847.                 the pitch (cpi) or the point size, depending on whether it
  3848.                 is a fixed-pitch or proportionally-spaced font.  In general
  3849.                 numbers between 8 and 14 work best.  My favourite font for
  3850.                 both my laser and dot matrix is a Helvetica-type (sans
  3851.                 serif) font at 12cpi or 12 points.
  3852.  
  3853.                     3.  Post Office considerations                        __________________________
  3854.  
  3855.                     The USPS uses OCR (optical code recognition) equipment
  3856.                 to automatically read machine-printed envelopes.  When it
  3857.                 works properly it can speed your mail through faster and on
  3858.                 bulk mailings it saves money.  For laser printers, a font
  3859.                 size of 8 to 18 points must be used; 10 to 12 points is
  3860.                 recommended.  It is also recommended that you use Sans
  3861.                 Serif fonts such as Helvetica, Swiss, or Univers (a sans-
  3862.                 serif soft font is provided with the Registered Edition of
  3863.                 WML).  On dot matrix printers use a 10cpi or 12cpi font.
  3864.  
  3865.                 F.  Duplicate Checking
  3866.  
  3867.                 WML can check for duplicate personal names, company names,
  3868.           and/or addresses while you are entering information.  Just select
  3869.           any or all of these flags - a dot to the left of the item means
  3870.           that it is active.  You can toggle them on and off as desired;
  3871.           the settings will be saved just as your Preferences settings are.
  3872.  
  3873.                 Duplicate checking helps avoid duplicate entries which have
  3874.           different personal names or ones which have identical addresses
  3875.           but a different name.  Duplicate checking also applies when you
  3876.           are importing a file into WML - whichever items are active will
  3877.           be tested while importing.
  3878.  
  3879.                 Because WML keeps all index files active simultaneously,
  3880.           performing a duplicate check is very fast.  On most computers you
  3881.           will not see any difference in speed regardless of the duplicate
  3882.           checking options which are active.  On older 8088 and 8086
  3883.           computers or any computer which is running WML from floppy disk
  3884.           (rather than a hard disk) duplicate checking can slow down some
  3885.           operations (especially importing).
  3886.  
  3887.  
  3888.                                          -55-
  3889.  
  3890.  
  3891.  
  3892.  
  3893.  
  3894.  
  3895.  
  3896.  
  3897.  
  3898.  
  3899.  
  3900.  
  3901.                                   What Mailing List?                                  __________________
  3902.  
  3903.  
  3904.  
  3905.                 * Personal name checks first name & surname
  3906.                 * Company name checks the company name field
  3907.                 * Address checks zip/postal code plus address line #1
  3908.  
  3909.  
  3910.           XV.   HELP
  3911.  
  3912.                 The Help menu contains information screens and print-outs. 
  3913.           This menu is divided into three sections:
  3914.  
  3915.                 1. The on-line manual (Index)
  3916.                 2. Information about how WML is running on your computer
  3917.                 3. Registration, site license, and update order forms
  3918.  
  3919.                 Choosing the Index option will bring up the table of
  3920.           contents for WML's help system.  You may then use the arrow keys
  3921.           to highlight a choice and press ENTER to view the information on
  3922.           the screen.  This is the same information which is displayed when
  3923.           you press the F1 (Help) key on data entry screens, plus there is
  3924.           additional information which is only available from this menu.
  3925.  
  3926.                 The About option gives you the current version number,
  3927.           copyright information, and my address & phone number.
  3928.  
  3929.                 The Files & Memory option tells you how about your
  3930.           computer's free memory (RAM and disk space) and shows statistics
  3931.           about the opened mail list file (if any), group file,
  3932.           abbreviation file, and zip/postal code file.
  3933.  
  3934.                 The Settings option shows a summary of all your preferences
  3935.           settings.  This gives you a way to view these settings without
  3936.           having to access each Preferences screen.
  3937.  
  3938.                 The lower three options print various order forms.  Order
  3939.           Form prints an order form for registering WML.  Site License
  3940.           prints a site license form which shows discounted pricing if you
  3941.           wish to use more than one copy of WML at a single location. 
  3942.           Update/Sampler Form prints a form to use when you want to order
  3943.           an update disk to the latest version of WML - you need not be
  3944.           registered to order an update disk.  If you have a version of WML
  3945.           which is several months old please feel free to order the latest
  3946.           version for evaluation.
  3947.  
  3948.  
  3949.  
  3950.  
  3951.  
  3952.  
  3953.  
  3954.                                          -56-
  3955.  
  3956.  
  3957.  
  3958.  
  3959.  
  3960.  
  3961.  
  3962.  
  3963.  
  3964.  
  3965.  
  3966.  
  3967.                                   What Mailing List?                                  __________________
  3968.  
  3969.  
  3970.  
  3971.           XVI.  PROBLEMS AND ERROR MESSAGES
  3972.  
  3973.                 WML tries to handle most problems without any attention
  3974.           from you, however, there are times when an error happens which
  3975.           WML is unable to handle.  There are three types of errors which
  3976.           you may experience:
  3977.  
  3978.                 1.  Condition error - this is a problem due to an operating
  3979.                     condition.  Examples of this type of error are if a
  3980.                     printer is off-line when you try to print, if duplicate
  3981.                     checking is turned "on" and a duplicate entry is found,
  3982.                     or if a file is locked by another user on a network. 
  3983.                     WML will report the condition in a window and, once you
  3984.                     press ENTER or click the "Ok" button WML will continue
  3985.                     operating.
  3986.  
  3987.                 2.  File error - these problems cause an error screen to
  3988.                     appear which suggests a possible solution to the
  3989.                     problem and, if you can't fix it, my address and phone
  3990.                     number is shown so you can contact me.  A common reason
  3991.                     for this error is that an index file contains a bad
  3992.                     entry (perhaps due to a power outage).  The most common
  3993.                     solution to these problems is to re-index your files
  3994.                     (File/re-Index).
  3995.  
  3996.                 3.  Programme error - this is a mistake of mine and will
  3997.                     cause the programme to abruptly end with a one-line
  3998.                     error message and a message like "Press any key to
  3999.                     return to system."  Report these errors to me right
  4000.                     away, please.  Just like other large software packages,
  4001.                     WML contains hundreds of thousands of instructions and
  4002.                     the bigger it gets the more likely it is that a "bug"
  4003.                     will creep in there somewhere.  These errors get top
  4004.                     priority and are usually fixed and a new version
  4005.                     released within a day.
  4006.  
  4007.                 If anything happens that you don't understand, or if you
  4008.           can't get WML to do what you want, I would appreciate knowing
  4009.           about this so I can fix the software or update the documentation
  4010.           as necessary.
  4011.  
  4012.                 Most software of any significance has "bugs" which are
  4013.           errors of logic in the programme.  PC-DOS, MS-DOS, and Windows
  4014.           all have "bugs" which can cause problems.  As WML goes through
  4015.           its evolution, bugs are removed; as new features are added new
  4016.           bugs sometimes find their way into the software.  I place great
  4017.           emphasis on keeping data safe and know of no person who has ever
  4018.           lost data due to a problem in WML.  However, problems with DOS or
  4019.  
  4020.                                          -57-
  4021.  
  4022.  
  4023.  
  4024.  
  4025.  
  4026.  
  4027.  
  4028.  
  4029.  
  4030.  
  4031.  
  4032.  
  4033.                                   What Mailing List?                                  __________________
  4034.  
  4035.  
  4036.  
  4037.           computer equipment may cause data to be lost in rare
  4038.           circumstances.
  4039.  
  4040.                 If any of your data seems to be missing exit to PC-DOS (or
  4041.           MS-DOS) and type "CHKDSK d: /F" (without the quotation marks and
  4042.           replacing "d:" with the drive on which you store your WML files,
  4043.           such as "C:").  If you are using MS-DOS version 6 or later, use
  4044.           the command "SCANDISK d:" (without the quotation marks and
  4045.           replacing "d:" with the drive on which you store your WML files)
  4046.           since it performs a more thorough test.  These commands will
  4047.           check your disk for any problems pertaining to the files on them. 
  4048.           The SCANDISK utility can also perform a surface scan which tests
  4049.           the entire disk to be sure all areas of it are usable.
  4050.  
  4051.                 If CHKDSK or SCANDISK find any errors they will be reported
  4052.           to you and you will be asked for input on correcting the errors. 
  4053.           CHKDSK only knows how to clear any errors and turn "orphan" data
  4054.           into new files.  By "orphan" data I mean data which is on your
  4055.           hard disk but for which DOS has lost the information about the
  4056.           file to which it belongs.  Normally this data is not usable or
  4057.           requires tremendous effort to make it usable again.  I suggest
  4058.           you do not create files from this data unless you have lost a
  4059.           tremendous amount of data which would be very difficult to re-
  4060.           enter or the data is irreplaceable.  Beyond this point you will
  4061.           require the help of someone who knows how to recover damaged
  4062.           files.  Contact me if you cannot find a local consultant to
  4063.           perform this service for you.
  4064.  
  4065.                 SCANDISK is able to identify bad sections of your disk and
  4066.           attempt to move data to safe areas.  If the area is badly damaged
  4067.           the attempt to move data may not be entirely successful.  If
  4068.           SCANDISK tells you it has found problems on your disk I suggest
  4069.           you let it fix them.  If your data is irreplaceable or would take
  4070.           a tremendous amount of effort to re-enter, then I recommend that
  4071.           you get the help of a consultant.  At the very least make a
  4072.           complete back-up copy of your data files (or the entire hard
  4073.           disk) so that you can attempt to restore information in case
  4074.           files are so badly damaged that information becomes lost.
  4075.  
  4076.                 In most cases you will find that no data is missing and all
  4077.           you need to do is re-index your files for the "missing" entries
  4078.           to re-appear.  To re-build the index files just select the Re-
  4079.           index option on the File menu.
  4080.  
  4081.  
  4082.  
  4083.  
  4084.  
  4085.  
  4086.                                          -58-
  4087.  
  4088.  
  4089.  
  4090.  
  4091.  
  4092.  
  4093.  
  4094.  
  4095.  
  4096.  
  4097.  
  4098.  
  4099.                                   What Mailing List?                                  __________________
  4100.  
  4101.  
  4102.  
  4103.           XVII. FILES WHICH MAKE UP THE PACKAGE
  4104.  
  4105.                 What Mailing List? is made up of the following files:                __________________
  4106.  
  4107.                WML.EXE        The executable file
  4108.                WML.HLP        The help file
  4109.                WML.TXT      * The ASCII text file of this document
  4110.                WML.WP       * The WordPerfect file of this document (so you
  4111.                               can format it for your printer)
  4112.                WML.CO         Smart Import file containing key phrases
  4113.                               which indicate an entry is a company name
  4114.                               rather than a personal name
  4115.                WML.MSG        English message file (other languages soon)
  4116.                POSTAL.DAT     U.S. and Canadian zip/postal code ranges file
  4117.                PRINTER.DAT    Printer definition file
  4118.                DDLABEL.WID  * Import definition for Dr. Data Label files
  4119.                READ.ME      * A text file of late-breaking news. Read this
  4120.                               first.
  4121.                ORDER.FRM      Order form for all of my software
  4122.                VENDOR.DOC   * Information file for BBS Sysops & Shareware
  4123.                               distributors/disk vendors
  4124.                SYSOP.DOC    * Special deals for BBS sysops & co-sysops
  4125.  
  4126.                These are the files which are provided with the unregistered
  4127.           package.  Files marked with an asterisk (*) are not required to
  4128.           run WML so they may be erased if disk space is a premium (such as
  4129.           if you are using WML on a floppy disk system).
  4130.  
  4131.                When you run WML for the first time it will create the
  4132.           following files in the same directory as the EXE programme file:
  4133.  
  4134.                CONFIG.WDT     Your preferences and certain historical
  4135.                               information (such as last back-up date)
  4136.                ABBREVS.WDT    Abbreviations you define
  4137.                ABBREVS.IX     Index for abbreviations
  4138.                GROUPS.WDT     Groups you define
  4139.                GROUPS.IX      Index for groups
  4140.                MESSAGES.WDT   Envelope & label message file
  4141.                MESSAGES.IX    Messages index
  4142.  
  4143.                The Registered Edition contains extra files which are for
  4144.           use by the registered owner only.  So if you share WML with
  4145.           friends and BBSs, please ERASE these Registered Edition files
  4146.           from the copies you share:
  4147.  
  4148.                *.SFP        Portrait PCL soft fonts
  4149.                *.SFL        Landscape PCL soft fonts
  4150.                CONFIG.WDT   Registration key & configuration info
  4151.  
  4152.                                          -59-
  4153.  
  4154.  
  4155.  
  4156.  
  4157.  
  4158.  
  4159.  
  4160.  
  4161.  
  4162.  
  4163.  
  4164.  
  4165.                                   What Mailing List?                                  __________________
  4166.  
  4167.  
  4168.  
  4169.                                         INDEX
  4170.  
  4171.  
  4172.           4DOS  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  11, 13
  4173.           Abbreviations . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  46
  4174.           Adding new entries  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  38
  4175.           ASCII Files
  4176.               Importing data from . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  23
  4177.           Bar codes
  4178.               Printing  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  36
  4179.           Bulletin Boards
  4180.               Obtaining updates & upgrades from . . . . . . . . . . . . . 3
  4181.           Changing a File's Name & Description  . . . . . . . . . . . .  19
  4182.           Changing existing records . . . . . . . . . . . . . . . . . .  42
  4183.           City
  4184.               Capitalization preferences  . . . . . . . . . . . . . . .  53
  4185.           Coding entries
  4186.               See Groups  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  44
  4187.           Country setting . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  49
  4188.               International . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  50
  4189.               U.S.A. and Canada . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  50
  4190.               U.S.A. only . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  49
  4191.           Creating a New File . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  18
  4192.           Credit card
  4193.               Registering using . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 5
  4194.           DBase/DBF files
  4195.               Importing . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  25
  4196.           Deleting a File . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  19
  4197.           Deleting records
  4198.               Removing records which are marked for deletion  . . . . .  22
  4199.           Directory
  4200.               Choosing a Directory for WML  . . . . . . . . . . . . . .  15
  4201.           Dr. Data Label Files
  4202.               Importing . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  26
  4203.           DR-DOS  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  11
  4204.           Duplicate checking  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  55
  4205.           Envelopes
  4206.               Defining  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  48
  4207.               Printing  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  34
  4208.           Erasing a file  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  19
  4209.           Exporting . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  28
  4210.               ASCII, comma-delimited  . . . . . . . . . . . . . . . . .  29
  4211.               ASCII, fixed field length . . . . . . . . . . . . . . . .  29
  4212.               MS Word . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  30
  4213.               Ventura Publisher . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  29
  4214.               WordPerfect . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  30
  4215.           File name
  4216.               Changing  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  19
  4217.  
  4218.                                          -60-
  4219.  
  4220.  
  4221.  
  4222.  
  4223.  
  4224.  
  4225.  
  4226.  
  4227.  
  4228.  
  4229.  
  4230.  
  4231.                                   What Mailing List?                                  __________________
  4232.  
  4233.  
  4234.  
  4235.           Filters . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  39, 46, 47
  4236.               Clearing  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  48
  4237.               Setting . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  47
  4238.           Groups  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  41, 44
  4239.               Defining  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  44
  4240.               Printing a group list . . . . . . . . . . . . . . . . . .  34
  4241.           Help
  4242.               Accessing help for a function . . . . . . . . . . . . . .  40
  4243.           Importing
  4244.               ASCII (text) files  . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  23
  4245.               Data from other software  . . . . . . . . . . . . . . . .  22
  4246.               dBase (DBF) files . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  25
  4247.               Defining field assignments  . . . . . . . . . . .  23, 25, 27
  4248.               Dr. Data Label files  . . . . . . . . . . . . . . . . . .  26
  4249.               Duplicate checking  . . . . . . . . . . . . . . . . .  51, 55
  4250.               Grouping imported entries . . . . . . . . . . . . . . . .  27
  4251.               Loading (restoring) an import definition  . . . .  24, 25, 27
  4252.               Preferences . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  51
  4253.               Saving an import definition . . . . . . . . . . .  24, 25, 27
  4254.               Standard or Smart Technique . . . . . . . . . . . . . . .  52
  4255.               WML files . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  24
  4256.               WordPerfect mail merge files  . . . . . . . . . . . . . .  26
  4257.           Index
  4258.               Changing  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  47
  4259.               Options . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  46
  4260.           International mailings  . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  49
  4261.           Key words . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  43
  4262.           Labels
  4263.               Defining continuous (dot matrix) label types  . . . . . .  49
  4264.           Macros  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  46
  4265.           Menus
  4266.               Using . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  16
  4267.           Monochrome (/M) switch  . . . . . . . . . . . . . . . . .  11, 16
  4268.           MS-DOS  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  10
  4269.           Networks
  4270.               Using WML with  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  12
  4271.           Opening an Existing File  . . . . . . . . . . . . . . . . . .  18
  4272.           OS/2  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  11
  4273.           Packing a file
  4274.               Defined . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  22
  4275.           PC-DOS  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  10
  4276.           Phone book
  4277.               Printing  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  37
  4278.           Preferences . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  48
  4279.           Printers
  4280.               Defining  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  12, 54
  4281.               Laser printer soft fonts  . . . . . . . . . . . . . . . .  54
  4282.           Printing  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  32
  4283.  
  4284.                                          -61-
  4285.  
  4286.  
  4287.  
  4288.  
  4289.  
  4290.  
  4291.  
  4292.  
  4293.  
  4294.  
  4295.  
  4296.  
  4297.                                   What Mailing List?                                  __________________
  4298.  
  4299.  
  4300.  
  4301.               Envelopes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  34
  4302.               Selecting entries to be printed . . . . . . . . . . . . .  30
  4303.               U.S.P.S. considerations . . . . . . . . . . . . . . . . .  34
  4304.           Query . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  30
  4305.               Examples  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  32
  4306.           Return addresses  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  48
  4307.           Saving/Closing a File . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  19
  4308.           Scalable fonts  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  54
  4309.           Smart Zip . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  43
  4310.           Soft fonts  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  54
  4311.           Sorting sequence  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  46
  4312.           Update Subscription . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  7, 8
  4313.           Updating to a newer release . . . . . . . . . . . . . . . . .  14
  4314.           Windows
  4315.               Using WML with  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  12
  4316.           WordPerfect 5.1
  4317.               Mail merge file field names . . . . . . . . . . . . . . .  27
  4318.           WordPerfect files
  4319.               Importing data from . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  26
  4320.           Zip codes
  4321.               11-digit zip codes (U.S.A.) . . . . . . . . . . . . .  33, 50
  4322.  
  4323.  
  4324.  
  4325.  
  4326.  
  4327.  
  4328.  
  4329.  
  4330.  
  4331.  
  4332.  
  4333.  
  4334.  
  4335.  
  4336.  
  4337.  
  4338.  
  4339.  
  4340.  
  4341.  
  4342.  
  4343.  
  4344.  
  4345.  
  4346.  
  4347.  
  4348.  
  4349.  
  4350.                                          -62-
  4351.  
  4352.  
  4353.  
  4354.  
  4355.  
  4356.  
  4357.